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Vuelve tus juntas de trabajo más eficientes con estos consejos

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Tener un objetivo claro y medir el tiempo, son algunos datos importantes que te pueden ayudar a ser más productivo
  • Un 47% de los trabajadores piensan que las juntas son pérdida de tiempo.

  • Se estima que sólo 1% de las empresas pequeñas administran bien su tiempo.

  • Aprende a enfocarte en los trabajadores que deben escuchar o discutir ciertos temas.

Las juntas de trabajo son una pérdida de tiempo para muchos. Para ser exactos, un 47% de los trabajadores piensan así, según un reporte de Atlassian. Estas actividades, sin embargo, son necesarias para ponernos de acuerdo, organizarnos, analizar resultados y presentar propuestas. Pero, ¿son en realidad todas las juntas pertinentes? En ocasiones, los empleados llegan a sentir frustración, ya que en las reuniones no se alcanzan conclusiones, ni se llegan a acuerdos, lo que hace pensar que el tiempo invertido pudo ser mejor aprovechado de otra manera. Para no caer en el desanimo, hay que tener en claro los “cómos” y “porqués”.

Según la firma Expaniendo, las malas juntas pueden llegar a crear pérdidas de hasta 700 mil pesos al año. De hecho, se estima que sólo 1% de las empresas pequeñas, tiene un plan bien trazado sobre el aprovechamiento del tiempo. Las distracciones son comunes en todos lados, por lo que es muy importante aprovechar el tiempo lo mejor posible. Esto requiere de una organización cuidadosa y si las juntas de trabajo no se piensan con claridad, pueden llegar a gastar horas que se pudieron invertir mejor. A veces estos problemas son parte de la rutina, así que te invitamos a detenerte un segundo y replantearte las cosas.

Objetivos claros

¿Para qué es la junta exactamente? Antes de proponer o realizar alguna reunión con tus trabajadores, hazte esta pregunta. ¿Qué quieres alcanzar una vez que termine la junta? ¿Cuál es el punto al que quieres llegar? Es importante ser conciso y tan breve y directo como puedas. Enfócate en el objetivo trazado y trabaja sólo sobre él, cualquier tema adicional que surja, podría analizarse luego.

 

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Evita desviaciones

Muchas juntas de trabajo se tornan tediosas o innecesarias cuando la conversación no tiene una guía clara. Dos aspectos pueden derivar en esto: no tener una lista de temas a tratar e involucrar a demasiadas personas o a empleados a los que no necesariamente compete la junta. Aprende a enfocarte en los trabajadores que deben escuchar o discutir ciertos temas y haz una lista clara de dichas temáticas.

Tiempo adecuado

¿Cuánto tiempo debe durar una junta? Depende de varias cosas, pero lo correcto es que asignes un límite. A veces las juntas se extienden de más y es entonces cuando comenzamos a ver nuestro reloj y a preguntarnos: “¿qué estamos haciendo aquí?” Una técnica adecuada es asignarle a alguien la tarea de contar el tiempo, alguien que organice los temas, los limite y vaya guiando toda la conversación a su tiempo justo.

¿Puede ser un e-mail?

El chiste en internet suele decir: “juntas que pudieron ser un mail”. Pero aunque suene a burla, esto puede ser verdad. Si el tema a tratar en la junta no es urgente o puede resumirse en un correo o un mensaje mucho más sencillo, tómalo en cuenta. Recuerda que hoy en día contamos con muchas herramientas tecnológicas que nos pueden ayudar a que el mensaje llegue de manera efectiva y rápida.

Revisa conclusiones

Al final, analiza si todo lo que buscabas se logró. Repasa los objetivos tratados en la junta y a qué conclusiones se llegaron, para al fin determinar si la reunión fue tan productiva como se pretendía o si quedó algo fuera. Esta táctica te ayudara a corregir métodos y hacer cada vez mejores estas actividades.

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