Tips para organizar una reunión de negocios virtual

Una cantidad considerable de personas y empresas ya han optado por el aislamiento en el hogar con el fin de evitar la propagación del coronavirus, el cual, según worldmeters.info ya llegó a más de un millón de casos confirmados a nivel mundial. Sin embargo, el estar encerrados en casa para muchos no es señal de que puedan detener sus actividades, particularmente en el mundo de los negocios. Para algunas empresas y profesionales el trabajo debe seguir con el fin de mantener a flote a las compañías y por ello deben encontrarse las formas para seguir operando. Un apartado clave es mantener la comunicación tanto con los equipos de trabajo como con los clientes, especialmente con estos últimos, por ello, la organización de una reunión de negocios es una opción que se tiene que contemplar y que puede ser útil para seguir avanzando. No obstante, el que esta se desarrolle con éxito puede depender de múltiples factores, los cuales veremos aquí a modo de recomendaciones que se deben seguir.

De acuerdo con Business2Community, si quieres desarrollar una reunión de negocios de forma exitosa por la vía virtual, estos son los elementos a tener en consideración:

  • Usa una solución para video conferencias que sea sólida y verifica fallas técnicas con anticipación

Para iniciar con una buena reunión de negocios, la fuente destaca que todo encuentro de este tipo requiere de la tecnología para que se haga posible. Como sabrás, existe toda una gama de soluciones para la realización video conferencias o video llamadas, algunas opciones son más populares que otras, pero en su mayoría ofrecen características similares con distintos cambios en la forma en cómo los presentan.

La tarea es simple, evalúa la opción que mejor se adapte a tus necesidades. Una vez que la tengas, deberás trabajar en todos los detalles técnicos para asegurar que todas las reuniones logren realizarse sin problemas. Tómate el tiempo para aprender por completo el uso de la plataforma previo a las reuniones.

  • Adopta una política de video obligatoria

Cuando se trata de una reunión de negocios virtual, uno de los mejores elementos que se pueden apalancar es el video. Recuerda que una de las metas debe ser que las reuniones se sientan como si se dieran en personas, esto tanto como sea posible. Con ello en cuenta, el poder ver a otras personas en la reunión juega un papel importante en la mejora de la comunicación.

Según lo explica la fuente, la comunicación se vuelve más efectiva cuando existen señas no verbales que pueden ser percibidas de forma visible, por ejemplo, a través de expresiones faciales o el lenguaje corporal.

  • Sigue la etiqueta de los encuentros cara a cara

Siguiendo con lo anterior, una de las reglas más importantes a seguir durante una reunión de negocios virtual es el asegurarse de que todos sigan las etiquetas de los encuentros cara a cara aun cuando no estén precisamente en el mismo espacio físico.

Para desarrollar adecuadamente este punto, la idea cuenta es que si algo no resulta aceptable en un encuentro cara a cara, tampoco debe serlo en un encuentro virtual. Por ejemplo, no se puede estar comiendo, no se puede estar caminando al rededor de la habitación ni se deben tomar llamadas telefónicas durante ese momento. El enfoque de todos con la reunión virtual debe ser el mismo que el enfoque empleado para una reunión en persona.

  • No des paso al multitasking

En relación con la etiqueta de las reuniones cara a cara, es necesario hacer énfasis en el apartado del “ser multitasking”. En el apartado virtual esta es una práctica que no debe ser permitida o tolerada.

Para que las reuniones de negocios tengan éxito, es necesario contar con la atención y el engagement, ambos aspectos son cruciales para los buenos resultados, es así que todos los asistentes deben estar enfocados únicamente en la reunión, en lugar de también estar respondiendo emails o mensajes en alguna otra plataforma.

Según lo comparte la fuente, existen investigaciones que revelan que el multitasking puede dañar al rendimiento de los profesionales e impactar negativamente la efectividad de las reuniones virtuales.

  • Reconoce a todos en la sala virtual

Lejos de las actividades extra que se deben evitar en una reunión de negocios virtual, como siguiente recomendación está el tener consideración por todos los involucrados en la misma. Así como todos son recibidos por su nombre cuando se unen a una reunión en persona, esto mismo debería aplicarse en un entorno virtual.

Aunque pueda parecer irrelevante, el destacar la presencia de los participantes puede mejorar mucho su colaboración, unidad y puede llevar al éxito de la reunión.

Si hay participantes que no se conocen entre ellos, una breve introducción es considerada esencial para que la reunión inicie con el pie derecho.

  • Haz que todas las personas se involucren

Ademas de presentar a todos, es importante que en una reunión de negocios a nivel digital se de espacio para que igualmente todos puedan hablar. Y es que, según lo señala Business2Community, en una reunión visual es posible que la conversación sea dominada por las personalidades más extrovertidas que estén ahí.

Idealmente, todo participante debe tener una voz y es deber del organizador de la reunión el lograr que esto ocurra, que todos estén realmente involucrados.

Una buena forma de fomentar la participación de los más reservados, consiste en buscar intencionalmente su opinión, dándoles tiempo frente al resto y haciéndole preguntas tipo sondeo, que les permita que su voz sea escuchada.

  • Enfócate en lo que resulta más importante

El escenario que nos plantea la pandemia es uno donde seguramente habrá que participar en más de una reunión virtual, por ello, resulta esencial mantener cada uno de estos encuentros encorados en lo que es realmente lo más importante. Cada reunión por eso avía debe lograr cumplir con su agenda y objetivo claro.

Para lo anterior se debe ser consciente del tiempo de todos y evitar caer en temas o conversaciones que no involucren a todos los presentes o no tengan relación con el propósito de esta junta.

  • Mantén todo breve

Retomando el punto de arriba sobre ser conscientes del tiempo de todos en la reunión de negocios, es importante mantener las reuniones tan breves y eficientes como sea posible. Según la fuente, es recomendable que duren menos de una hora e idealmente deben estar en el límite de los 14 a 45 minutos para hacer un uso óptimo del tiempo y mantener el enfoque.

En todo caso, si una horado es suficiente para cubrir todos los puntos de la reunión, considera dividir la reunión o planea un break de 15 minutos para que todos los involucrados puedan “estirar las piernas”, responder mensajes o hacer otros asuntos personales.

  • Asegúrate de que realmente es necesaria la reunión virtual

Finalmente, dado que las reuniones virtuales están ganando mucha popularidad en la actualidad, no solo para cuestiones de negocios, es importante considerar la fatiga que pueden representar o la verdadera relevancia que pueden tener.

No en todos los casos es necesario desarrollar una reunión virtual, incluso esto puede llevar a la comunicación excesiva, la cual puede ser tan inútil como la comunicación insuficiente. Evalúa si realmente la reunión de negocios debe realizarse de esa forma o existe otro método para su desarrollo.

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