Si estás buscando producir un evento corporativo pero tu presupuesto no se ve lo suficientemente vasto; no te preocupes, sigues teniendo muchas probabilidades de lograrlo.

No se trata de engañarnos, honestamente como empresa o como organizador de eventos el mejor panorama para organizar y producir un encuentro espectacular, se basa en gran parte en contar con un presupuesto abundante que te permita elegir lo mejor de lo mejor; pero tampoco seamos tan pesimistas, tener poco presupuesto no es sinónimo de un mal evento. Y la realidad es que habrán ocasiones en que no puedes echar la casa por la ventana y más bien tienes que enfocarte, definir tus prioridades, elevar tus niveles de creatividad; ponerte a trabajar, a apreciar y tratar al cliente con la misma importancia que en épocas holgadas.

En México existen recintos maravillosos, sofisticados y muy costosos, pero afortunadamente la Capital, y en general las ciudades y playas de la República, ofrecen cada vez más alternativas para llevar a cabo un evento.

Eso sí, ten presente que tendrás que invertir más tiempo en investigar, hacer visitas físicamente, proponer a los encargados que quieres rentar sus espacios y negociar. Como lugares variables, me refiero a un restaurante, una galería, un museo, espacios innovadores de co-working, inclusive lugares al aire libre cuando el clima lo permita, sin que impliquen un riesgo. Te recomiendo que consideres que hay espacios que te incluyen el mobiliario en la renta y otros no, por lo que se incrementa el costo del montaje.

Pongámoslo así: cuando tienes un presupuesto limitado, la creatividad es tu mejor aliado y definitivamente la toma de decisiones con base en prioridades es fundamental. Tienes que discernir entre lo que es realmente necesario para el evento y lo que sería más bien un plus o un lujo.

Algunos costos son inamovibles y hay algunos otros conceptos en que sí se vale negociar. La posibilidad de integrar a un patrocinador sería de gran ayuda para incrementar tu presupuesto.

Pero si no existen patrocinadores y tu única realidad es que tienes poco presupuesto, puedes poner mayor atención en conceptos como la transportación aérea, ya que existen las de bajo costo, obviamente, no son tan elegantes, pero funcionan.

La clave radica en generar buenas relaciones con los todos los proveedores desde transportación aérea y terrestre, imprenta, cadena de hotel, etc. Piénsalo así: mientras más servicios contrates de manera frecuente, mejores tarifas te pueden ofrecer, ya sea en descuento o bonificaciones. En base a relaciones claras y de largo plazo, generas lealtad y obtienes mejores precios y negociaciones.

Hablando de alimentos y bebidas, definitivamente también funciona la lealtad de parte de los banqueteros con los que normalmente trabajas. Es una realidad que cómo organizador de eventos no siempre tienes poco presupuesto, durante el año normalmente organizas múltiples eventos con presupuestos diversos. Si el proveedor de alimentos y bebidas te reconoce como un cliente serio y frecuente, seguramente estará dispuesto a darte mejores precios en las ocasiones que le expliques que el presupuesto de tu cliente en esta ocasión es limitado.

Quisiera dejar muy claro, que si bien, se vale pedir el favor de recibir descuentos de tus proveedores en ocasiones especiales, de ninguna manera se debe de convertir en un deporte, ya que si lo haces de manera frecuente estarás abusando. La realidad es que si exprimes a tu proveedor corres el riesgo de recibir un mal servicio porque obviamente tuvo que sacrificar algo para llegar a tu precio. En el negocio de organización de eventos, todos tienen que ganar de manera ética y equilibrada.

Entrando en temas de tecnología, por un lado puede encarecer un evento especialmente cuando consideramos grandes pantallas, luces, sonido, efectos especiales. El reto es lograr prorratear los costos de la tecnología. En donde si vemos un ahorro es en la digitalización de invitaciones, registro y cartas de agradecimiento posteriores al evento, ya que eliminas el gasto de la impresión y la mensajería.

En mi opinión, si eres agencia organizadora de eventos tienes que ser honesto con el presupuesto que te asigna el cliente. Lo tienes que optimizar; ya sea poco o mucho dinero lo tienes que justificar y aprovechar de manera adecuada, justa y sumamente responsable.

Si manejas directamente el evento desde la empresa, por supuesto también recomiendo que se haga un manejo cuidadoso y responsable para gastar lo debido y no excederse en gastos que verdaderamente no son necesarios.

La magia para ganar dinero fácil no existe: si eres agencia o freelance y no utilizas el dinero de manera adecuada, seguramente perderás a tu cliente. Una de las mayores responsabilidades de un Meeting Planner es “cuidar al cliente” y esto implica hacer un buen uso del presupuesto. De esta manera ganas su fidelidad para muchos años.

En mi experiencia como director ejecutivo de una agencia de organización de eventos, la lealtad se logra a través de honestidad y buenos resultados; hemos logrado trabajar 17 años consecutivos con un mismo cliente y mantenemos un promedio de 8 años de duración de contrato por cliente. El secreto se trata de una cuestión de principios: generar relaciones de largo plazo basadas en la ética, el trabajo, en la calidad y el servicio.