¿Te ha tocado alguna vez luchar por mantenerte despierto en una junta? ¿Alguna vez has terminado una reunión kilométrica sin saber cuál el propósito por el que fuiste incluido?
En la actualidad, la cantidad de juntas improductivas sigue siendo alarmante. Las reuniones innecesarias, mal enfocadas o sin un propósito auténtico y prioritario consumen una gran cantidad de tiempo del staff y le cuestan cantidades de dinero considerables a las empresas.
A continuación, te comparto las 7 claves que considero imprescindibles para garantizar reuniones o juntas productivas.
1. Define el objetivo
¿Cuántas veces has asistido a una reunión con un título importante, pero con una agenda vaga y sin final claro? Las reuniones más efectivas son aquellas donde los objetivos son claros. Una simple declaración de lo que esperas lograr puede reducir en promedio un 15% a 20% de tiempo de tu reunión. En mi experiencia, una agenda básica, compartida de antemano con cualquier documento relevante, mantiene a todos en el buen camino.
2. Invitaciones Selectivas
Cuando recibas una invitación a una junta, pregunta (cortésmente) si realmente es necesaria tu asistencia. De igual forma, establece una política adecuada para incluir un máximo de participantes, lo cual te obligará a discriminar a los que realmente no deben asistir. Solo invita personal esencial y encontrarás que las reuniones se vuelven mucho más ágiles y efectivas.
3. Delimita el Tiempo
Delimitar tus reuniones por escalas de tiempo puede ser una idea fantástica. Según la importancia y los objetivos de la junta se pueden establecer reuniones rápidas (1 a 1) de 7 o 14 minutos y reuniones de 22 y 35 minutos para equipos de trabajo. Es realmente curioso darse cuenta de que, por lo general, las personas tienden a llenar la cantidad de tiempo de reunión que se les da, por lo que reducir los tiempos siempre funcionará en beneficio de la agenda de todos.
4. Deja márgenes de agenda
Al llevar reuniones ágiles y específicas te encontrarás en la situación de que, en lugar de una gran junta sin pies ni cabeza, estarás llevando a cabo 3 reuniones con temas específicos. Es MUY humano tomarse algunos minutos de más cuando el tema no ha quedado concluido al 100%, por lo que, es clave tener un espacio entre reunión y reunión que te permita tener flexibilidad en tu agenda.
5. Consigue un “Pastor” para la Junta
Grandes reuniones suceden cuando cuentas con la presencia de la gente clave, no solo en las áreas que se requieran para la junta, sino que sepan llevar a buen puerto la reunión en general. Es muy importante garantizar que siempre haya alguien que se asegure de que las cosas vayan avanzando y se den de acuerdo con la estructura de planeada.
Estas son 5 de las claves que considero más importantes para tener una junta productiva. ¿Qué otras conoces tú? Recuerda conectar conmigo y seguir la conversación en Twitter: @carlosluer. Nos seguimos leyendo por aquí.
