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No es imposible tener reuniones de trabajo productivas, solo se deben seguir estos pasos

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Una de las formas más frustrantes de perder el tiempo en la oficina para los empleados, pre y post-pandemia, son las reuniones de trabajo
  • De acuerdo con Otter.ai, se estima que diariamente hay 11 millones de reuniones de trabajo a escala global

  • En promedio, también se calcula que el 15 por ciento de todo el tiempo de una organización se invierte en juntas

  • Para los líderes de rango medio, estos encuentros de hecho ocupan el 35 por ciento de su tiempo diario

Las reuniones de trabajo han ido lentamente ganando una reputación infame en los círculos profesionales. No solo incluso los líderes más exitosos tienden a cometer los mismos errores una y otra vez, afectando la moral de sus empleados. Muchas veces, las presentaciones ni siquiera están bien construidas, limitando aún más el beneficio de sostenerlas. Y en más de una ocasión, se convierten en simples espacios de auto-promoción para jefes o el personal.

Ni siquiera es un fenómeno nuevo, en medio de la locura del trabajo en casa y las juntas por Zoom. Desde hace años que agentes como el Harvard Business Review calificaban a las reuniones de trabajo como una de las formas más eficaces para perder el tiempo. De hecho, en su momento citó varias investigaciones que demostraban que este tipo de encuentros eran detestados universalmente. Esto, sin importar qué tan ágiles o cortar pudieran llegar a ser.

Lo cierto es que ciertas reuniones de trabajo son necesarias, aún si indeseables. Y aunque muchas puedan parecer una pérdida de tiempo, hay ocasiones en las que son la mejor forma de comunicar algo a los colaboradores. Así que es crucial para las empresas saber identificar estos momentos. Y más importante, asegurar que las juntas que se realicen en estos términos sean realmente productivas. Para éste último objetivo, la plataforma Udemy tiene cinco tips:

Definir el objetivo de las reuniones de trabajo

De nuevo, hay juntas que son necesarias. Pero después de cada encuentro con el equipo, se tiene que haber tenido un avance claro. Y para lograr esto, a su vez, se deben de definir metas muy específicas. De lo contrario, es fácil que las conversaciones se salgan de control, pierdan su foco y terminen siendo una pérdida de tiempo frustrante para todos los involucrados. Así que en cada ocasión se debe tener una agenda, con fines muy bien delineados en mente.


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Elegir a los participantes correctos

No es poco común que las reuniones de trabajo tengan más personas de las necesarias. Esto no solo es negativo porque le quita valioso tiempo laboral a los compañeros que no deberían de estar ahí. También podría llevar a que se extienda el encuentro resolviendo dudas o dejando en claro puntos a personas que realmente no necesitan tanto detalle. Para tener encuentros más ágiles, hay que convocar al mínimo indispensable de individuos para conseguir la meta.

Crear una agenda para las reuniones de trabajo

Además de tener un objetivo claro, estos encuentros también tienen que tener un camino muy bien delineado. Entre menos se deje a la improvisación, más rápida y fluida será la transmisión de información. Cierto, siempre podrán surgir imprevistos que alarguen las juntas. Pero si se tiene una lista de temas claros, con una meta específica a lograr, entonces es mucho más fácil darle un seguimiento. Y también se reduce el chance de llegar a descarrilar la conversación.

Tener un seguimiento del tiempo

Es inevitable que el tiempo termine faltando en prácticamente todas las reuniones de trabajo. Pero eso no significa que se deba de establecer, por default, que cada junta “se tardará lo que se tenga que tardar”. Esto no solo es una falta de respeto para los participantes, también es una oportunidad para descarrilar la conversación con temas secundarios poco importantes. Desde un inicio se deben definir tiempos claros, y se deben tratar de seguir a pie de la letra.

Documentar y crear un plan de seguimiento para futuras reuniones

Muchas juntas padecen el problema del “borrón y cuenta nueva”. Es decir, parecería que cada que el equipo se encuentra, se tiene que hacer una recapitulación completa de todo lo que se ha hecho, motivando una pérdida enorme de tiempo. Al final de cada sesión, se tiene no solo que hacer una documentación exhaustiva de los acuerdos y los avances. También se debe de tener bien definido qué se quiere buscar, ya sea en juntas posteriores o en actividades futuras.

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