Las 10 habilidades más valiosas de un organizador de eventos

Te recomiendo enormemente que pongas atención a las habilidades que describo en esta columna, en las que destaco las más valiosas.

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Si estás contemplando ser parte de la industria de Reuniones, ya sea como organizador independiente, como miembro del equipo de una agencia o bien, desde un puesto corporativo con la responsabilidad de organizar o dirigir eventos, te recomiendo enormemente que pongas atención a las habilidades que describo en esta columna, en las que destaco las más valiosas, las que te llevarán a lograr eventos exitosos:

  1. Tener sentido común: Es importante ser observador y escuchar con detalle. De esta manera podrás tomar decisiones lógicas desde el momento en que conozcas las necesidades de tu cliente, así como presentar propuestas, presupuestos y ejecutar acciones.
  2.  Ser organizado: En la producción de eventos, el éxito depende de los pequeños detalles y ¡sí que los hay! Se requiere dar un seguimiento adecuado a múltiples responsabilidades de manera paralela, contratar y alinear a diversos proveedores y adaptarse constantemente a las situaciones. Ésta es una habilidad importante para mantener contento a tu cliente. Puede ser retadora para muchos e innata en otros, pero sin duda es indispensable para ser eficiente en este negocio.
  3. Ser responsable: Los resultados no se basan en promesas, se basan en acciones concretas y hoy en día los clientes están muy conscientes de la medición de sus eventos y del ROI. Por lo tanto, no solamente hay que planear eventos maravillosos sino lograr que sucedan.
  4. Ser eficiente: No basta con hacer las cosas; es esencial hacerlas correctamente. La competencia es cada vez mayor, al igual que las exigencias de los clientes. Un organizador de eventos jamás puede darse el lujo de ser mediocre o de dejar una tarea incompleta. Es preciso ser cuidadoso en los grandes y en los pequeños detalles.
  5. Ser un excelente comunicador: Una buena comunicación es esencial en la mayoría de las profesiones, pero en la organización de eventos, es una necesidad fundamental ya que un simple malentendido puede traer consecuencias catastróficas, y/o asumir lo que es a veces más grave, debido a que puedes creer haber entendido algo que nunca se dijo, o que simplemente no es como lo imaginas. Comunicar ideas de manera efectiva es una práctica positiva que usarás todos los días independientemente de tu nivel profesional. Para ser un buen comunicador también tienes que saber escuchar, leer entre líneas, percibir si tu cliente está contento o molesto y en tal caso, encontrar nuevos caminos y soluciones.
  6. Ser creativo: Esta cualidad es un valor agregado sumamente valioso en nuestra industria. Constantemente se necesitan nuevas ideas para conseguir que un evento se convierta en una experiencia memorable para los asistentes. La creatividad ayuda a lograr impacto inclusive cuando los presupuestos no son los ideales. También es útil cuando hay que resolver un problema en tiempo real. Está comprobado que pensar de manera creativa para encontrar soluciones a los posibles contratiempos puede impactar de manera significativa en el éxito de un evento.
  7. Saber resolver problemas: Es común que en el transcurso de un evento se presenten contratiempos, por lo que es preciso tener la habilidad de saber tomar decisiones. El estrés no ayuda para nada; el no tener control sobre nosotros mismos afecta a nuestros pensamientos y a nuestras acciones. Tienes que considerar que a la par de tomar decisiones, necesitas ser tolerante y saber trabajar bajo mucha presión y en equipo.
  8. Ser buen “PR”: La organización de eventos es un negocio que requiere de mucha socialización, por lo que tienes que ser respetuoso, saber conectarte bien con diferentes tipos de personas, ser un buen conversador y disfrutar de estar rodeado de mucha gente. Es importante que sepas negociar con los representantes de los recintos y los diversos proveedores, supervisar a tu equipo de trabajo, interactuar tanto con los invitados como con cada uno de los trabajadores y por supuesto atender en todo momento a tu cliente.
  9. Ser Flexible: La realidad es que cada vez hay que lidiar con presupuestos y tiempos más limitados, por lo que tenemos que ser flexibles y ágiles para organizar eventos exitosos en poco tiempo. La flexibilidad nos permite improvisar de manera responsable y adaptarnos a lo que realmente tenemos, no solamente a lo que queremos.
  10. Ser Apasionado: Es probable que esta habilidad sea la única que no puedas aprender. La pasión se debe sentir intensamente. Hace que tu mente se agilice y tu corazón palpite ya que genera adrenalina. La pasión te da un poder muy especial para lograr cosas increíbles pese a las adversidades y a las frustraciones que se puedan presentar durante la planeación o la producción de un evento.

Según una encuesta realizada por la empresa genioso, la habilidad de organización es la más importante con un 15.85 por ciento, la segunda más importante es la habilidad de resolver problemas con un 12.20 por ciento y en tercer lugar la comunicación con en 11.59 por ciento. En realidad,  el éxito depende de tu actitud para aprender y reforzar cada habilidad y de esta manera puedas ser un organizador de eventos exitoso!!