Por supuesto que el plan de ventas de una empresa definirá el rumbo de la misma y todo mundo da como un hecho consumado que todas las ventas que se facturen serán cobradas, pero que pasa si ocurre lo contrario y las ventas no se cobran, la consecuencia es fácil imaginarla, pues una compañía que no puede cobrar sus ventas está condenada al fracaso financiero y seguramente a la desaparición de la entidad financiera, porque no conozco hasta ahora ninguna compañía que pueda operar sin tener dinero proveniente del cobro de las ventas facturadas. De nada sirve tener una enorme cantidad de ventas si estas no son cobradas.
La importancia de cobrar las ventas radica en que las compañías tendrán efectivo para funcionar adecuadamente, pues con el dinero de la cobranza se podrán cubrir los gastos de operación de la compañía como los sueldos por ejemplo, pagos a proveedores, pagos a acreedores, se podrá invertir en activo fijo, pago de impuestos, pago de dividendos a socios y accionistas, lanzamiento de nuevos productos, invertir en valores y crear reservas estratégicas de efectivo que las necesitarán las compañías cuando tengan problemas de solvencia, en época de crisis o simple y sencillamente para cualquier contingencia que pudiera presentarse. Recordemos que en cualquier compañía “Cash is King”.
Cobrar no es nada sencillo, se requiere de una habilidad especial y tener la paciencia necesaria para agotar todas las técnicas habidas sin que sea necesario involucrar al departamento jurídico o contratar un despacho de abogados que sea especialista en cartera vencida para lograr el tan anhelado cobro.
Dentro de las acciones que debe tomar el Director de Finanzas como responsable de que sean cobradas todas las facturas están las siguientes:
Asegúrate de armar un equipo de cobranza con la gente adecuada, que reúna un perfil adecuado y las habilidades necesarias que se requieren para cumplir el objetivo primordial que será el cobro de las facturas.
El equipo de cobranza debe tener muy claro cuales son las políticas de crédito de la compañía. El sistema de cobranza debe ser efectivo, pues la información que requieran los clientes, contabilidad, ventas, socios y accionistas, deberá estar siempre actualizada.
La experiencia con clientes recurrentes es muy importante, porque sabes de antemano cuales son lo que se atrasan, los que son muy puntuales con sus pagos, los que siempre dan problemas para pagar y los que te van pagando en parcialidades.
Hay que hacer estudios de crédito con los clientes nuevos, porque a veces los ejecutivos de venta por llegar a sus objetivos mensuales de venta, lo único que les importa es vender, sin preocuparse si el cliente tendrá la suficiente liquidez para poder pagar la factura.
Si un cliente tiene dos o tres facturas pendientes de pago, lo mejor es no seguirles dando crédito, hay que evitar que la gente de ventas los siga considerando para nuevas facturaciones porque generalmente la bola de nieve empieza a crecer y al final no pagan y hay que invertir en despachos que son especialistas en cobranza y que te van a cobrar entre el 20% y el 25% de la recuperación de la cartera.
Define bien el plan de cobranza, es decir, si la primera gestión de cobro se hará vía telefónica, la segunda a través de cartas donde se le de a conocer el estado de cuenta al cliente, la tercera visita directa con el cliente y así hasta llegar al cobro por medio de abogados por vía extra judicial o directamente por la vía judicial.
La gente de cobranza deberá esta en contacto permanente con la gente de ventas para informar sobre el estado que guardan sus clientes y si estos están al corriente, se están retrasando con sus pagos o si de plano merecen una visita para darle solución al problema.
El producto que se entregue al cliente deberá tener siempre la calidad que se requiere y la entrega del mismo deber ser en tiempo y forma para evitar cualquier excusa o pretexto del cliente para cumplir con su compromiso de pago.
El análisis de la cartera de clientes es muy importante, pues vamos a poder determinar si vamos a tener dinero fresco en el corto o mediano plazo, si hay un problema de estacionalidad, si la cartera es suficiente para cumplir con las obligaciones de la compañía, si vamos a poder hacer pagos a proveedores o si vamos a tener un problema de liquidez. Así que con el análisis de la cartera vamos a poder tomar decisiones que afectaran indudablemente la estructura de la organización.
El ciclo de ventas no se cierra hasta que se cobra la factura derivada de la venta y por lo tanto una venta no cobrada no tiene ningún sentido, por lo que el Director de Finanzas tendrá como una de sus principales funciones el asegurarse que se cumplan los objetivos semanales, mensuales y anuales de cobranza y transmitir a todos los Directores, Socios y Accionistas de las compañías que la cobranza es la clave del éxito financiero de la Empresa y quien no lo vea de esa manera estará incurriendo en un gravísimo error.
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