3 beneficios de documentar tus procesos

Estamos viviendo cambios y solo las empresas que implementen mejoras al interior de las organizaciones lograrán trascender.

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¿Qué es un proceso? Secuencia de actividades para generar un resultado con calidad y eficiencia, donde plasmas: flujos de trabajo, roles, responsabilidades para orientar a tus colaboradores o clientes.

¿Te parece lógico anunciar mejoras y no documentarlas? y ¿trabajar intensamente cada día sin dejar evidencia?

Es complejo dar continuidad a temas que impactan a la organización cuando no se ha dejado evidencia documental, por ello es importante documentar procesos. En ocasiones resolver dudas con un proveedor implica cobros extras no contemplados en el contrato, algunos proyectos no incluyen seguimiento.

Pueden existir infinidad de incidentes que impactan en la operación por no documentar Procesos, Códigos, Manuales, Instructivos… ¡documentemos el progreso de las empresas, sólo así seremos competitivos y lograremos trascender!

.Tres ventajas de documentar Procesos:

Fomentar en la organización la Cultura de documentar procesos te ayudará a ser competitivo y mejorar continuamente, piensa en el futuro de tu empresa y deja huella positiva.

Te comparto tres ventajas de documentar procesos

1.- Continuidad de la operación

Contingencias, imprevistos y muchos incidentes más podrían impactar en tu operación, ¿cómo te recuperas?, ¿cómo das continuidad?

Después de una catástrofe, la gente toma conciencia y sorpresivamente se da cuenta que debe documentar procesos, o que sus procesos están obsoletos, ¿necesitas experimentar una emergencia para documentar los procesos de tu empresa?

2.- Reducir la Curva de Aprendizaje de tus colaboradores

La Curva de Aprendizaje, es el proceso en que un nuevo colaborador adquiere conocimientos necesarios para desempeñar un nuevo puesto de trabajo.

Cuando un Colaborador ingresa a una organización, tendrá muchas dudas y no son por falta de capacidad, sino por ingresar a un nuevo lugar, algunas dudas se despejan en el Curso de Inducción al Puesto, otras siguen durante la marcha, pero de gran ayuda son los procesos, contempla contingencias, capacita a los colaboradores, ¡los clientes deben tener servicio de calidad!

¿Tienes definidos indicadores?, ¿capacitas a tus colaboradores?, ¿mides y monitoreas el desempeño de tus colaboradores?

3.-Satisfacción de clientes

Sin lugar a dudas, es de vital importancia la Satisfacción de los clientes, ¿Qué sucede cuando alguien falta y se debe dar continuidad a la cuenta de un cliente?, ¿alguien da seguimiento?

Desafortunadamente los clientes sufren de frustración por falta seguimiento a proyectos, a la cuenta que se está manejando o a la respuesta tardía.

Un cliente puede reemplazar a un proveedor sin lugar a dudas, pero ¿cuánto tiempo te dilatarás en encontrar a otro cliente?

El mercado está lleno de competidores, pero el servicio no pasará de moda, dejar satisfecho a un cliente, puede fomentar la renovación de contrato.

¡Aplicar y actualizar tus procesos, fomentará la Satisfacción de clientes!

Recomendaciones

A veces nos vivíamos del día a día, los pendientes, los planes, sueños… ¿y la fecha de cumplimiento?, sí no documentamos, todo se quedará en el olvido.

  1. Los procesos y procedimientos, son la clave para resolver problemas graves, documéntalos, úsalos, actualízalos.
  2. No boicotees tu operación e implementa mecanismos que reduzcan la curva de aprendizaje, esto traerá beneficios en “efecto domino”, para todos los departamentos, áreas o unidades de negocio, clientes y es muy rentable para tu empresa
  3. Recuerda mejorar continuamente tus procesos, sólo de esa manera tu empresa crecerá, competirás y evitarás que dependa de tí
  4. Fomenta el progreso y la Mejora Continua de tu empresa, documenta y gestiona los procesos para dar continuidad a la operación.

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¡Muchas gracias por leerme!

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