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Tips para mejorar la comunicación organizacional en el 2021

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Tomando en cuenta los retos que traerá el 2021 para los comunicadores organizacionales, menciono a continuación ocho tips para manejar la comunicación de empresas e instituciones.

La restauración de las actividades cotidianas, tanto laborales como educativas y sociales, sea cual sea el plazo en el que se dé, conllevará importantes retos en la preservación de la salud y en lo económico, pero también en comunicación.

La post pandemia impondrá nuevas condiciones en todos los ámbitos. Nos enfrentaremos a nuevas formas de convivencia y tendremos que modificar muchos de nuestros hábitos. Estaremos, pues, en una “nueva sociedad” que exigirá el surgimiento de una nueva normalidad.

Sin lugar a dudas la comunicación jugará un papel protagónico como catalizador en los procesos de asimilación e integración a la realidad que viene. Un elemento que se ha perdido en todos los ámbitos, en mayor o menor medida, es la confianza, un concepto inherente en el día a día de los seres humanos, en nuestras relaciones, acciones o en las expectativas que generamos de los demás. 

En el terreno organizacional, un imperativo para la recuperación de la confianza es el cumplimiento de promesas y compromisos establecidos con los stakehoders, además de asumir una conducta responsable con el entorno.

Las organizaciones deben explorar caminos para establecer y mantener buena comunicación y sana relación con sus públicos prioritarios en este nuevo contexto de desconfianza y de nuevas formas de interacción.

Al respecto, tomando en cuenta los retos que traerá el 2021 para los comunicadores organizacionales, menciono a continuación ocho tips para manejar la comunicación de empresas e instituciones:

1. Aprendizaje constante

La sociedad de nuestro tiempo, especialmente si tomamos en cuenta el año que está concluyendo, se ha caracterizado por el cambio como la única constante en todos los terrenos. Ello obliga a potenciar la resiliencia y capacidad de adaptación en las organizaciones. Para ello es menester aprender de cada una de las experiencias que se presenten en la relación con los distintos interlocutores. Así estaremos mejor preparados para manejar situaciones futuras y prever reacciones de los públicos.

2. Capacidad para afrontar los cambios

La prevención es la mejor arma para incrementar la capacidad de respuesta ante los cambios. Es fundamental llevar a cabo una auditoría de vulnerabilidades para considerar aquellas situaciones que pueden presentarse y amenazar la buena comunicación e incluso la reputación de la empresa o institución. También será de utilidad para verificar si existen políticas y mecanismos de respuesta para enfrentarlas.

3. Darle importancia a la integridad interna y externa

La transparencia y la conducta acorde con las expectativas y necesidades de los interlocutores clave de la empresa o institución son cada vez más demandadas. La observación de una buena conducta con los stakeholders internos y externos aportará beneficios en actitudes positivas por parte de los públicos y abonará a la buena reputación. La normatividad juega un papel fundamental en ello. Las políticas corporativas deben estar alineadas con este propósito, ya que constituyen la guía conductual de la organización.

4. Trabajar de manera colaborativa

Ya pasaron los tiempos de imposiciones y adopción de criterios unilaterales. Las organizaciones son cada vez más horizontales y con ello la toma de decisiones es compartida. Todas las opiniones deben ser bienvenidas y tomadas en cuenta, sobre todo aquellas que buscan la inclusión y la participación de quienes conforman o interactúan en la empresa o institución.

5. Ser constantes y tener determinación

La asimilación de mensajes y el cambio conductual son procesos de mediano y largo plazo. Para que permeé, la comunicación debe ser constante, consistente y, sobre todo, debe adaptarse a cada audiencia. Los comunicadores de hoy debemos dirigirnos simulatáneamente a audiencias tan disímbolas como Baby Boomers y Centennials, por ejemplo. Generaciones con hábitos informativos y mentalidades totalmente diferentes. Los mismos medios y mensajes no funcionan para distintas audiencias.

6. Ser empáticos con el resto de la organización mediante el respeto y el interés genuino

Inclusión y diversidad son conductas exigidas hoy en día a las organizaciones. Para lograr la integración de todo tipo de personas, sin distingo, exige además de normatividad y un clima organizacional propicios, una actitud permanente por detectar necesidades y expectativas de las audiencias, para construir por medio de la comunicación “organizaciones habitables”

7. La comunicación debe ser clara

Los medios y mensajes deben adaptarse a las características de las audiencias. Debemos emplear códigos comprensibles para cada una de ellas y ser claros y concisos en los mensajes. Los stakeholders internos y externos tienen derecho de saber lo que está ocurriendo en la organización, en el ámbito particular de su interacción con la misma. La comunicación clara siempre se agradece y no deja lugar a dudas.

8. Aprender de los errores y corregirlos lo antes posible

El proceso de aprendizaje debe se permanente. Evaluar los resultados de la comunicación sobre la marcha nos da oportunidad de corregir y de evitar los errores en futuras oportunidades. Más allá de ello, el aprendizaje será útil para adaptar medios y mensajes a las cambiantes condiciones de los medios, los públicos y el entorno.

Si seguimos estas recomendaciones estaremos mejor preparados para enfrentar el reto de la recuperación de la confianza en la organización por parte de sus interlocutores clave, llámense colaboradores, clientes, accionistas, autoridades gubernamentales o integrantes de la comunidad a la que pertenece la organización.

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