Lo que hay que saber antes de organizar un evento virtual

Sin duda, los eventos virtuales han revolucionado la manera de adquirir nuevos conocimientos y de relacionarse.

La tecnología logra sorprender cada día con nuevas oportunidades de experimentar en diversos ámbitos. La Industria de Reuniones ha sido impactada por estos avances de muchas formas, una de ellas, es el impulso de los eventos virtuales.

De acuerdo con un reporte del periódico Excelsior, en México hay más de 120 millones de habitantes, de los cuales, alrededor de 63 millones están conectados a internet y utilizan alguna red social, aseguró Leobardo Hernández Audelo, maestro en Ciencias Computacionales por la UNAM. Además, comentó que México ocupa el cuarto lugar en el mundo (después de Filipinas, Brasil y Argentina) con usuarios que pasan más tiempo en las redes sociales.
Lo anterior indica que México es un país que invierte mucho tiempo al día consumiendo contenido en internet; paradójicamente, no hay una gran aceptación a participar en reuniones virtuales.

Como todo, los eventos virtuales tienen ventajas y desventajas. Te presentaré algunas de ellas para que valores con mayor facilidad cada opción:

VENTAJAS
Accesibilidad: los eventos internacionales requieren de una inversión en hotel y avión, por lo menos; al tratarse de eventos virtuales más personas tienen acceso a ellos ya que se eliminan muchos gastos.

Relacionamiento: para los que son penosos, este tipo de eventos son ideales, ya que pueden intercambiar ideas y opiniones sin necesidad de estar frente al otro, incluso, con personas de otros países.

Rentabilidad: como Meeting Planner estos eventos son mucho más económicos ya que no inviertes en la renta de un venue.

DESVENTAJAS
Distractores: este tipo de reuniones permiten que las personas estén en un espacio como su casa u oficina que las hace vulnerables a diversos distractores como el celular, las interrupciones, etc.

Conexión: todo aquel que tiene relación con los avances tecnológicos está expuesto a que existan fallas en la conexión y la transmisión se vea interrumpida.

Comunicación: es común que en este tipo de reuniones se restrinja la comunicación únicamente ciertos temas, por lo que la generación de nuevas relaciones y de negocios es limitada.

Mi sugerencia es que combines las reuniones presenciales con las virtuales ya que en nuestro País hay a quienes les encanta esta nueva tendencia y también están los que prefieren el contacto físico: estrechar la mano del otro, mirar a los ojos, etc. Puedes intercalarlos o hacer eventos híbridos que conserven el relacionamiento tradicional y que al mismo tiempo integren los avances tecnológicos, de esta forma, los asistentes podrán aprovechar las ventajas que ofrece cada tipo de evento.