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De la “juntitis” a las reuniones efectivas

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Existen múltiples factores que perjudican el éxito de de las reuniones laborales; principalmente las interrupciones constantes

No cabe duda que las juntas corporativas son necesarias, pero en ocasiones los directivos o encargados del área padecen de lo que coloquialmente conocemos como “juntitis”, término que se refiere a la exageración injustificada de reuniones a lo largo de la semana e incluso del día, lo que ocasiona que los asistentes pierdan demasiado tiempo y enfoque, síntomas que dificultan que se concreten acuerdos o planes de acción efectivos.

Existen múltiples factores que perjudican el éxito de de las reuniones laborales; principalmente las interrupciones constantes, por lo que para liderar positivamente asegúrate de tener una agenda pre establecida y tratar todos los puntos por prioridades y dejar para el  final el feedback.

Otros elementos que pueden llegar a dañar el resultado son la impuntualidad de los asistentes, el abuso de tiempo invertido en el brainstorming, los comentarios poco relacionados con los temas a tratar que te pueden consumir minutos o hasta horas de pláticas sin sentido para la ocasión y el gran desafío de la distracción generada por los dispositivos digitales personales.

Un estudio realizado por la revista Harvard Business Review reveló que el 67% de los encuentros ejecutivos son considerados improductivos por los participantes y que dichas reuniones ocupan más del 15% del tiempo de su jornada laboral.

Por lo anterior te daré 6 valiosos consejos para que tus juntas sean productivas:

  1. Comienza puntualmente: Retrasar las reuniones representa una pérdida de tiempo y ocasiona un declive económico en la empresa o negocio aunado a un mal ejemplo. En lo personal, creo que los castigos no funcionan; así que es mejor incentivar a tu personal en el tema de la puntualidad en general.
  1. Establece una estructura: Vale la pena que diseñes un meticuloso y dinámico plan que rija los encuentros corporativos de forma ordenada; depende de tu estilo de trabajo si te funciona tener la computadora con formatos digitales o inclusive proyectados en pantalla o si prefieres apoyarte de métodos tradicionales,  no por ello menos efectivos, como el uso de papel, lápices, plumones, gises, pizarrones de diversos tipos o cualquier forma creativa de comunicación sin perder la importancia de lo que significa un proceso.
  1. Plantea un objetivo claro:  Sé conciso; asegúrate de describir claramente los temas a tratar y las metas a lograr en ese lapso de tiempo; es vergonzoso, pero se ha comprobado que en muchas juntas los asistentes no tienen idea para que han sido convocados y muchas veces salen igual de confundidos que cuando entraron. Lo tienes que evitar a toda costa.
  1. Esconde los celulares: Te recomiendo designar un espacio en la sala de juntas para que los participantes dejen en silencio y de manera segura sus dispositivos móviles y evites así interrupciones y distracciones innecesarias como juegos, videos, o pláticas personales.
  1. Mide los tiempos de cada junta:  Promueve reuniones cortas; hacerlas demasiado extensas ocasiona que los participantes se cansen y se dispersen. Hay formas creativas de lograrlo, como por ejemplo utilizar un reloj de arena para asignar tiempos definidos a cada persona o una alarma que inclusive puede tener un tono musical agradable para mejorar el mood de la ocasión. Probablemente habrás escuchado que existen empresas que adoptan la metodología daily standup meeting, la cual consiste en una reunión diaria en donde todos los participantes están de pie y como máximo dura 15 minutos; cada empleado tiene tres interrogantes básicas: ¿Qué he hecho desde la última reunión?, ¿Qué voy a hacer a partir de este momento? y ¿Qué impedimentos tengo para cumplir mis compromisos?

Este tipo de juntas garantizan la eficacia, ya que por lo general, el estar de pie hace que las personas se concentren para evitar permanecer mucho en esa postura.

  1. Haz que la minuta sea obligada: Es fundamental documentar los acuerdos que se establecieron, finalmente “papelito habla” y así evitarás muchos malos entendidos. Cada minuta tiene que tener nombre del responsable, descripción de la acción por realizar y fecha de entrega. Con esta estrategia lograrás medir la efectividad de cada uno de los encuentros.

La tecnología sigue impactando de manera significativa el mundo de las reuniones así como el proceso de relacionamiento de los participantes; una excelente opción son las juntas virtuales, pese a que son varios los que consideran que no tienen el mismo impacto que las presenciales, es un hecho que organizar reuniones de este tipo es un must en países que han logrado un alto grado de desarrollo humano e inclusive en las ciudades que de pronto parecen imposibles las reuniones personales.

Antes de que percibas que una junta perdió su rumbo te recomiendo que pongas en práctica las estrategias que te sugiero y ¡no pierdas más tiempo!, logra que las ideas que surgen en las reuniones realmente se lleven a la acción de manera exitosa.

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