¿Cómo manejar tu lista de tareas para hacerla más eficiente?

Las listas de tareas son una de las herramientas de productividad más necesarias y utilizadas en la actualidad. Pero si no las sabes utilizar, pueden crear más trabajo del que resuelven.

Cuando logras sistematizar el proceso y divides un trabajo en partes más básicas, será mucho más fácil lograr los objetivos que te propongas y, si logras asociar un método específico para gestionar la lista de tareas, lo podrás hacer de manera mucho más eficiente.

La mejor práctica comienza con revisar tu lista de tareas al final del día anterior. De manera determinante, conviene asignar cada elemento de la lista a una de las siguiente cuatro categorías:

1. Tareas Cortas
Revisa tu lista el día anterior y observa que puedes realizar en 5 minutos o menos. Por lo general, son correos electrónicos o llamadas breves para confirmar asuntos o compartir pensamientos con alguien; etc. La mayoría de este tipo de tareas toman un par de segundos. Se pueden rápidamente y son los que deben ir por delante, para acortar la lista lo más posible.

2. Tareas aplazables
Revisa tu lista y descubre qué hay que pueda esperar a otro momento. Existen una gran cantidad de tareas que puede suceder, pero que si no suceden realmente no pasa nada. Desde tomarte un café con una vieja amistad, hasta realizar el proceso de cambio de tu nuevo teléfono celular. El aplazamiento no es el fin del mundo y, ciertamente puedes liberar presión, cuando eres capar de discernir las tareas que tienen que ocurrir de las que puedes posponer.

3. Tareas delegables
Hay cosas que pueden tomar demasiado tiempo o, que simplemente no te sobra el suficiente tiempo para realizarlas. Para este tipo de actividades, delegar puede ser la gran solución.

Delegar es mucho más difícil que simplemente asignar uno o más de tus compromisos a otra persona. Es probable que si lo tienes en tu lista la mejor persona para realizar esta actividad seas tú y que alguna otra persona no tendrá el mismo interés o capacidad que tú para realizar dicha tarea. Dicho lo cual, vale la pena considerar que una tarea que no puedes realizar hecha al 70 u 80% es mejor que nada. Incluso, en el proceso podrías aprender que tu delegado es la persona ideal para el trabajo.

Definitivamente, puedes manejar una gran cantidad de tareas y organizarlas para que no inunden tu vida. Sin embargo, es imprescindible saber organizarlas y gestionarlas de manera adecuada para mantener el control. ¿Conoces otras formas de organizar tus tareas? Recuerda conectar conmigo y seguir la conversación en Twitter: @carlosluer. Nos seguimos leyendo por aquí.