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7 puntos finos para efectuar una supervisión exitosa

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Cualquier persona que sea responsable de un equipo de trabajo dentro de una empresa, tendrá entre otras de sus funciones la de supervisar el trabajo de los miembros del equipo, pues de ello dependerá en gran medida, que los proyectos y objetivos se lleven a cabo de la mejor manera posible.

Por: Germán Rivera
Twitter: @GerRiveraG

Cualquier persona que sea responsable de un equipo de trabajo dentro de una empresa, tendrá entre otras de sus funciones la de supervisar el trabajo de los miembros del equipo, pues de ello dependerá en gran medida, que los proyectos y objetivos se lleven a cabo de la mejor manera posible y sobre todo que ayuden a incrementar la productividad y rentabilidad de la empresa.

Supervisar significa revisar el trabajo de los demás, estar al pendiente de qué es lo que está haciendo el equipo y los elementos que lo integran, vigilar que todo se lleve a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos de control interno establecidos por la organización, detectar errores y hacer una propuesta para corregir la situación.

En mi experiencia me ha tocado ver toda clase de formas de supervisar, desde la gente que prefiere hacer toda la chamba porque no confía en el equipo, hasta el que se desentiende por completo de las actividades y delega todo a diestra y siniestra para no hacer absolutamente nada y dejar todo en manos del equipo. Por supuesto ambos extremos del enfoque de supervisión son malos y nos llevarán al desastre total.

Los puntos finos en los que debemos poner mayor énfasis a la hora de ejercer funciones de supervisión son los siguientes:

1. Delegar de manera eficaz el trabajo

Saber delegar significa una distribución adecuada de las actividades que desarrolla el equipo de trabajo. Resulta toda una ciencia el saber cuánto, a quién y cómo delegar el trabajo, pues hay actividades que se deberán distribuir de acuerdo con las habilidades y experiencia de cada uno de los colaboradores. De ahí la importancia de conocerlos y asignarles responsabilidades que sabemos que las van a cumplir a cabalidad, que no nos van a fallar, que podemos contar con ellos porque tienen la capacidad necesaria para ejecutar las tareas de manera correcta y que sabemos que no nos dejarán botada la chamba para que al final nosotros terminemos haciendo esa labor que nos quitará tiempo valioso para dedicarnos a otras actividades de mayor peso específico dentro de la organización.

2. Entrenar y capacitar

Quien hace una labor de supervisión adecuada, también estará contribuyendo a la formación de futuros líderes dentro de la organización, porque es un puesto que permite detectar talento y aprovecharlo para poder colocarlo posteriormente en otros niveles dentro de la empresa. Es muy importante que las personas que realizan la función de supervisión en la empresa, se sigan capacitando, porque a pesar de que tengan la experiencia y capacidad técnica que requiere el puesto, tendrán que buscar los cursos, seminarios o cualquier otra actividad académica que contribuya a estar lo mejor preparados posible para enfrentar los cambios y actualizaciones constantes que cada profesión tiene conforme transcurre el tiempo, además de que al estar capacitado será la base de comprensión y ejecución de las tareas que se asignen al personal.

3. No ser un capataz

Aunque no lo crean, todavía hay supervisores que piensan que tienen a esclavos y no colaboradores como equipo de trabajo y se empeñan en hostigarlos y a tratarlos como si fueran máquinas. Los que realizan un supervisión efectiva le da gran valor a los miembros del equipo, procurando comprender y entender los problemas a los que se enfrentan, los ayuda a completar las tareas y se enfoca más en conseguir los objetivos que en los métodos de presión que utilizará para conseguir que se cumplan las tareas asignadas.

4. Mantener control y disciplina de equipo

El acto de supervisar implica mantener un control sobre el grupo, en esta instancia hay que definir el tipo de control de liderazgo que queremos ejercer sobre el grupo; debemos evaluar la posibilidad de aplicar una disciplina rigurosa bajo métodos tradicionales o darles un máximo de libertad y ejercer el control con un mínimo de disciplina, pero hay que tener cuidado con este último método, porque a veces los miembros del equipo malentienden esta situación y la tranquila fiesta puede convertirse en congal.

5. Congruencia entre lo que se dice y lo que se practica

Las personas responsables de la supervisión en una empresa no pueden ser contradictorias con sus acciones, por el contrario, deben ser un ejemplo a seguir por parte de los miembros del equipo. Hay personas responsables de la supervisión que le piden a los miembros de su equipo que lleguen temprano, cuando ellos se van presentando a las 10 de la mañana con toda la calma del mundo o se toman tres horas de comida y le exigen a los miembros de su equipo que coman en una hora, se ponen a trabajar a las 5 de la tarde y todavía le piden a su gente que le entregue información antes de que se vayan; con este tipo de acciones por supuesto que la función de supervisión perderá credibilidad ante los miembros del equipo.

6. En la forma de pedir está el dar

El trato y solicitudes de tareas con el personal siempre debe ser con respeto, porque el hecho de estar estresados o trabajar bajo una presión intensa, no nos da derecho a tratar mal a las personas, a gritarles y exigirles que entreguen su información a tiempo, a insultarlos, a exhibirlos delante de los demás compañeros y que más adelante todo esto se convertirá en una gran presión emocional y frustración para los elementos del equipo y seguramente abandonarán el barco antes de tiempo. La supervisión requiere de una buena comunicación para que no haya un rompimiento con el resto del equipo que sería de consecuencias fatales para los objetivos que persigue la organización.

7. Supervisión orientada al empleado y a los objetivos

La supervisión debe tener un equilibrio, ya que debemos preocuparnos tanto por el cumplimiento de objetivos que favorecen el crecimiento de la empresa, como el del aspecto humano que generará lealtad entre los miembros del equipo, demostrando preocupación en todo momento por su satisfacción dentro de la organización.

Con una supervisión eficiente estaremos ayudando a que se cumplan los objetivos de la organización, a mejorar el desempeño de los elementos que integran el equipo, a desarrollar elementos con potencial para ocupar puestos gerenciales, a usar de manera óptima los recursos que proporciona la empresa, a mejorar las condiciones laborales, a generar lealtad y a mantener un nivel adecuado de motivación de los miembros del equipo.

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