Algunos pensarán que la vida de un Meeting Planner es vivir en reuniones y fiestas todo el tiempo y sí, pero no de la manera en la que muchos pudieran creer. Cada evento requiere meses de preparación, en ocasiones, los meses se convierten hasta en un año y, a pesar de contar con un equipo de colaboradores extraordinario, en la mayoría de los casos, al día le faltan horas para poder cumplir con todos los pendientes. Además, es importante mencionar que al mismo tiempo estamos organizando diversos eventos, lo que lo hace más complicado, pero al mismo tiempo, mucho más interesante y divertido.
Ser organizador, sin duda, requiere amor por lo que haces; son jornadas demasiado largas que, difícilmente, una persona sin pasión por esta profesión, podría resistir. Con base en los 27 años de experiencia que tengo en el mundo de los eventos corporativos, me atrevo a decir que hay 6 habilidades que todo Meeting Planner debe tener para poder crecer y permanecer en la organización de eventos corporativos:
- Buen negociador: como organizador todo el tiempo estarás entre el cliente y los diversos proveedores, por lo que tienes que lograr los mejores acuerdos en beneficio del evento y de la audiencia.
- Hacer equipo con los colaboradores: la organización de eventos sería casi imposible sin un trabajo colaborativo. Como líder, es importante que seas el principal promotor de esta unión para lograr eventos exitosos.
- Ser un buen líder: no sólo se trata de trabajo en equipo, ser un buen líder, requiere que mantengas los pies en la tierra, que prediques con el ejemplo, que motivar, reconozcas y premies a tu equipo. Sólo así, lograras su apoyo incondicional.
- Comprometido: desde el más pequeño hasta el evento más grande, requiere de tu compromiso y responsabilidad con tus colaboradores, con tus clientes y con los proveedores. Arma calendarios y respeta los deadlines.
- Proactivo: a pesar de ser el líder, no esperes a que todo lo hagan por ti. Qué más motivación para tu equipo que ver que su líder se entusiasma, participa y propone para lograr los mejores resultados.
- Buen escucha: logra eventos exitosos sin saber escuchar a clientes, colaboradores, proveedores y audiencias, es prácticamente imposible. Conocer la opinión y necesidades de todos los involucrados es crucial, por lo que te recomiendo que, durante la organización del evento, realices reuniones presenciales o calls de seguimiento y status para asegurarte de que todo va por buen camino y si hay cosas que modificar o agregar, se hagan en tiempo y forma.
Un Meeting Planner que por lo menos cuenta con las características anteriores aporta fortaleza y credibilidad a sus proyectos. Logra clientes satisfechos y eventos exitosos es labor fácil con el compromiso y el trabajo constante de todos los involucrados.
A pesar de los años de experiencia, es importante que te actualices de manera constante y que capacites también a tu equipo. Nunca des por sentado que todo lo sabes.
“El liderazgo no se trata de títulos, posiciones o diagramas de flujo, sino de una vida que influye sobre otra”, John Maxwell escritor, coach y conferencista
