México.- Las conference calls o llamadas de teleconferencia son una excelente herramienta para equipos que se encuentran en lugares o ciudades distintas y para concretar avances con los clientes, pero si no las realizas correctamente pueden convertirse en un dolor de cabeza.

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1. No planeas bien el horario
El horario de una llamada de conferencia es muy importante porque debe tomar en cuenta la localización de los participantes. Si el cliente u otra parte del equipo está en Europa o en Asia, hay que concertar un día y una hora que resulte cómoda para todos, no esperes buenos resultados si tu equipo tiene que negociar algo a las cinco de la mañana.

2. No revisas los aspectos técnicos
¿Cuál es la tecnología de comunicación para tus conferencias: teléfono, Skype, Hangouts? Antes de cada reunión importante haz que el equipo revise todos los detalles tecnológicos, aparatos, computadoras, conexión a internet, etc. Pocas cosas son más frustrantes que una conversación llena de errores por culpa de la falta de planeación tecnológica.

3. Eliges un lugar con ruido
Si no cuentas con una sala diseñada para conferencias que permita las conversaciones sin ruido busca el lugar más adecuado y señala a los miembros de la organización que el silencio es importante durante las llamadas.

4. No asisten las personas indicadas
La idea de las reuniones de teleconferencia es que los involucrados en un proyecto puedan opinar y estar al tanto de las decisiones y camino que se toma. No se trata de sólo llenar la sala. Debes citar sólo a quienes tengan competencia en el tema y evitar a quienes sólo generarán ruido.

5. No tienes un coordinador
La forma más fácil de llevar con éxito una conferencia vía teléfono o internet es contar con una persona a cargo de los temas y que mantenga un orden en la secuencia de ideas y temas a tratar.