¿Estás por lanzar un nuevo proyecto y quieres implementarlo de forma eficaz? ¿Te desempeñas como gerente de proyecto o tienes uno trabajando para ti?
La implementación exitosa de cualquier proyecto debe traer, por sí misma, beneficios importantes para tu empresa; de lo contrario, ¿para qué molestarse? Por lo general, los proyectos están enfocados a optimizar procesos, mejorar indicadores de desempeño, generar mayor satisfacción en los clientes, producir más utilidades o cualquier otro aspecto considerado como relevante para el éxito de tu negocio.
El desarrollo de un proyecto a menudo requiere que personal, proveedores y expertos en la empresa se unan, de manera temporal, para llevar a cabo un cambio único que fomentará que la empresa tenga una mejora significativa. Sin embargo, también existe la posibilidad de encontrarse con problemas, retrasos y costos adicionales que lo pueden afectar el curso de este y llevarlo al fracaso. Entonces; ¿qué se puede hacer para mejorar las posibilidades de éxito de tu proyecto? ¿cuáles son los puntos importantes que hay que considerar a la hora de sentarnos a planear? A continuación, menciono 8 de los factores que me han ayudado a garantizar el mayor éxito de los proyectos que he gestionado:
1) Entiende el alcance del proyecto
Asegúrate de que el alcance del proyecto es claro como un cristal. ¿Cuáles son las metas y objetivos del proyecto? ¿Eres el único recurso en el proyecto o los demás también tendrán tareas? Si es así, ¿cuáles son sus funciones y responsabilidades? ¿Qué criterios deben cumplirse para que el proyecto se considere completo y exitoso? Comprende el alcance del proyecto a la mayor profundidad posible y asegúrate que el líder o propietario del proyecto lo entienda bien.
2) Organiza y dispón adecuadamente de tus recursos
Hay que asumir la responsabilidad total y personal para lograr el resultado exitoso del proyecto, utilizando los mejores métodos disponibles, buscando obtener los mejores recursos (humanos, materiales, tecnológicos y monetarios), para negociar los mejores contratos y lanzar el proyecto con la mayor ventaja posible. Independientemente, es muy importante saber integrar al equipo y demás partes interesadas, así como productos y servicios, dividiendo el trabajo en “unidades manejables” y asignándole métodos que sea compatibles para su resolución.
3) Documenta y prioriza procesos y tareas
La documentación de las tareas puede ser tan simple como crear una hoja de cálculo o tan elaborada como un plan de proyecto formal utilizando el software de gestión de proyectos. Si nunca has creado una lista de tareas o un plan de proyecto, busca plantillas gratuitas en línea que funcionen para tu proyecto. Reúnete con los involucrados en el proyecto para asegurarte de que todo haya sido priorizado adecuadamente.
4) Enfócate en la productividad (O KPI necesario) principales beneficios
Es sencillo. Cada parte de cada organización necesita generar más beneficios de los que consume. Por lo tanto, si tu proyecto, incluso en la fase de planeación, no puede proyectar beneficios para tu empresa, entonces ningún esfuerzo de gestión logrará hacerlo. Hay que poner especial atención en no “inflar” el valor del proyecto con elementos intangibles que realmente no aporten riqueza. Si este es el caso, es más conveniente profundizar y considerar otras alternativas antes de comenzar.
5) Mantén a tu equipo alineado
Es importante que todos los involucrados comprendan el estado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Cómo y con qué frecuencia comunicas el estado del proyecto depende de los tiempos que consideres adecuados. Puede ser tan formal como una reunión de estado o tan simple como un correo electrónico que enumera los logros semanales, los planes futuros y cualquier problema o riesgo. Trabaja con tu equipo para seleccionar la mejor forma de comunicación y frecuencia.
Estos son los factores que considero claves al desarrollar un proyecto. Existen otros factores, también importantes, tales como: a) Escalar problemas cuando sea necesario. b) Mantener el enfoque cuando se presenten distractores o cambios de prioridad. c) Mitigar riesgos por adelantado. Estos los abordaré en otra ocasión.
¿Cómo gestionas e implementas tus proyectos? ¿Tienes alguna metodología que te funcione mejor? Espero que te esta columna te sea de utilidad y te invito a que participes y sigas la conversación en Twitter: @carlosluer. ¡Nos seguimos leyendo por aquí!
