Dentro de las actividades laborales, no pocas son las veces que hay que esperar respuesta a requerimientos o contactos establecidos, que tardan en llegar,  dejando a los emisores en una frustrante espera que podría acortarse o al menos ser menos frustrante, a través de un adecuado seguimiento, sin necesidad de parecer pesado.

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Nadie desea ser considerado un ‘acosador’, por realizar el seguimiento de determinadas comunicaciones que son importantes o necesarias y es por ello que esa tarea puede resultar incomoda o incluso dar miedo a quienes deben hacerlo, por temor a las consecuencias si el seguimiento llega a tomarse a mal.

Es por ello que si se ha emitido una comunicación, que requiera de una respuesta que es significativa y necesaria, es normal que se efectúe un seguimiento, especialmente cuando en el trabajo, se puede estar al tanto de que el receptor del mensaje recibe a diario decenas o centenas de emails, cuya falta de respuesta no siempre delata falta de interés o importancia, sino una posible falta de tiempo o capacidad de atención para todo las situaciones que debe resolver.

Para lograr un seguimiento efectivo sin ser molesto, pero sin dejar de lado una persistencia agradable, he aquí 4 claves que pueden ser útiles:

Regla 1: Ser extremadamente educado y humilde

Parece obvio pero muchas personas se toman personalmente el hecho de no obtener respuesta a un mensaje, de forma inmediata. Es necesarios resistir la urgencia de enviar una nueva comunicación dejándose llevar por los sentimientos, con frases como “Aún no me has respondido” o “Has ignorado mi primer mail.” Lo ideal es mantener un tono educado durante todo el escrito. Mostrarse amigable y comprensivo sobre cuan ocupado están en ‘aquel lado’ de la comunicación, contribuirá a que la otra parte se mantenga interesada.

Regla 2: Ser persistente no significa estar presente todos los días

Enviar un mensaje de seguimiento diario no muestra pasión o energía, sino falta de respeto por el tiempo del otro. La regla general, según los expertos, es enviar un recordatorio semanal, para no parecer que se está presiona demasiado. Y dejar pasar demasiado tiempo, es arriesgarse a que la otra persona se olvide por completo del asunto

Regla 3: Preguntar directamente si se debería de dejar de esperar una respuesta positiva

Si se ha enviado un par de mensajes de seguimiento y aún no se obtiene respuesta, vale la pena preguntar directamente si se debería continuar en ello. Después de todo, tampoco se desea perder el tiempo. A veces puede ser útil preguntar  a la otra parte algo como: “Se que esta muy ocupado y lo entiendo a la perfección que no tenga tiempo de contestar. Y por ello no quiero bombardearle con emails, si no está interesado. Sólo hágame saber si prefiere que pare de hacer seguimiento.” La mayoría de las personas respeta la honestidad y no desea hacerle perder el tiempo a los demás y al menos dejarán saber que no desean continuar con los mensajes.

Rule 4: Cambiar la forma

Si no se está conectando con la otra parte, vale la pena intentar cambiar las formas. Es decir, no enviar el mismo mail, escrito de la misma forma, el mismo día de la semana.  Lograr que la gente responda, puede implicar, dar con ellos en el momento y forma adecuadas. Si realiza el seguimiento por la mañana, pruebe ha hacerlo por la tarde, por ejemplo.

Para terminara, hasta no escuchar una respuesta, negativa o positiva, si se está buscando una información necesaria para el desarrollo de las actividades, es responsabilidad del emisor hacer el seguimiento para recibir dicha aportación.