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7 puntos que debes conocer antes de realizar un evento

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  • El event marketing es una de las tendencias más importantes del año para la industria de la mercadotecnia, ya que es una forma de llegar al público. 

  • 50 por ciento de empresas afirma que el aumento de la competencia es la mayor tendencia que afectará sus tácticas de event marketing durante 2019.

  • Lee: Así es como impacta la ergonomía en la productivdad empresarial

Estamos a puntos de finalizar el primer mes del 2019. Con esto como punto de partida, es probable que muchas empresas y negocios, incluso algunas personalidades relevantes dentro de la industria y líderes empresariales, estén considerando realizar un evento durante este año.

Con muchos ejemplos de por medio que se pueden tomar como punto de partida, resulta benéfico tomarlos como eje conductual si se quiere tener una pauta referencial para hacer eventos. Antes de actuar, se pueden conocer algunos datos.

Eventos, en números

Según Bizzabo, entre 2017 y 2018 hubo más eventos realizados por parte de las compañías.Al menos, se vio un incremento del 17 por ciento. De hecho, la mayor parte de los empresas tuvieron una nueva necesidad de apoyar las estrategias de eventos dentro de su compañía. Sin embargo, este apoyo depende de la capacidad de los equipos de eventos para demostrar su capacidad de mejorar el ROI.

Para este 2019, las empresas más exitosas están gastando 1,7 veces más su presupuesto de marketing promedio para realizar eventos. Esto habla de la capacidad y el impacto que pueden tener para llegar a los consumidores.

Por su parte, parece que incluso con un presupuesto estable, el impulso por seguir explotando este sector está en aumento: el 50 por ciento de empresas afirma que el aumento de la competencia es la mayor tendencia que los afectará para poder destacar en este rubro.

El mercado alrededor de los eventos

Hay muchos ejemplos que pueden demostrar la importancia del event marketing. Desde festivales de música hasta congresos empresariales, se ha demostrado que llegar a las audiencias requiere mayor esfuerzo y atención.

Incluso han llegado a las plataformas de streaming como Hulu y Netflix, que hizo una serie alrededor del festival Fyre, el cual vendía sueños y presentó muchas pesadillas en 2017. Para no tener problemas, se pueden considerar algunas lecciones que demuestran la manera de tomar una oportunidad única en la vida para tener mayores ventajas.

Tener desarrolladores de tecnología, publicistas, gerentes de proyectos, productores de eventos, trabajar alrededor de la construcción del event marketing requiere estrategia.

Lecciones a considerar

Investigación

Por supuesto, es posible que aumenten los negocios meteóricos, pero una de las ventajas de la llamada “edad tecnológica” es la capacidad de descubrir mucho sobre el fondo de un cliente a partir de una búsqueda sencilla y superficial en motores de búsqueda como Google.

Antes de hacer un evento, las empresas deben considerar cómo se desenvuelve un cliente. Si no se asegura una buena relación y credibilidad, se puede poner en evidencia mientras se están cerrando los acuerdos.

Anticipación y cautela

Las señales de alerta como problemas legales, inversionistas poco fiables y una propuesta que cambió de un día para otro son algunas señales que se pueden tomar en cuenta para considerar hacer un evento, ya sea de forma interna o externa. Estos son algunos signos de que un cliente no ha analizado la metodología que se desarrolla detrás de un proyecto.

Los contratos importan

Los realizadores de eventos deben considerar cómo se aceptan y desarrollan los términos para poder hacer un evento. Esto debe ser por escrito. Por ejemplo, en la serie de Netflix se explica que alrededor del equipo de gestión del Festival Fyre se vieron algunas trivialidades, como el pago de facturas, dificultad de terminar con los plazos, la ley y todo el concepto de la verdad en contra de la creatividad.

Claro, los proyectos evolucionan. Pero negociar todo lo que se pueda por adelantado dara mayores ventajas para actuar ante los problemas. Lo ideal es estipular intervalos regulares de pago y agregar cláusulas de terminación en caso de que las cosas vayan a salir mal. El tiempo es dinero, y probablemente no se querrá desperdiciar una oportunidad por un contrato irregular.

Cuidado con la falta de transparencia

La información es crucial. Por lo tanto, si se demuestran errores a medida que las cosas avanzan, se obtiene un signo intermitente sobre un cliente no está diciendo toda la verdad. Nunca se deben aceptar garantías a cambio de falta de documentación. Para hacer un evento y organizarlo, se tienen que tener pruebas que sean fácilmente accesibles.

De esta manera, si un cliente no recibe los productos que solicitó, se tiene que demostrar que no se dispone de ellos, que no existen y que se tienen que hacer consideraciones sobre su participación y el hecho de hacer algunos cambios.

Estándares para los eventos

Mantener los estándares básicos de negocios y la legalidad es responsabilidad del cliente, no de una empresa que se dedica a gestionar el evento y su realización. Por eso el punto número es clave: se tiene que investigar con anticipación para saber con qué tipo de cliente se está tratando.

Pensar en el presupuesto

Algo que se debe tener en cuenta sobre los emprendedores es la manera en la que se pagará el evento. Al final, si todo sale mal, el presupuesto correrá por el organizador, por lo que se debe contemplar lo que se está haciendo. La comercialización y la promoción no puede ser un gasto superior ni convertirse en una tendencia. Por lo tanto, se tiene que tomar con anticipación.

Ser profesional

Cuando el desastre es inevitable, no se tiene que permitir que la camaradería hagan un problema mayor. En muchas ocasiones, los clientes son los que ofrecen malos servicios, y como respuesta no se les debe ofrecer lealtad deshonesta. Las malas decisiones y las políticas internas de los empleadores tradicionales.

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