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PowerPoint debería estar prohibido en las juntas

Para toda persona que ha trabajado en el mundo moderno la palabra PowerPoint es sinónimo de dos cosas: juntas y faltas de ortografía. Lo primero que llama la atención de una diapositiva es la falta de atención en la redacción, ortografía o el diseño, el contenido es rara vez el centro de la discusión. Tal vez es por eso que los ejecutivos de distintas compañías han prohibido el uso durante reuniones, Jeff Bezos es uno de los más famosos. Desde 2012 Amazon ha pedido que no se utilicen diapositivas en juntas, en su lugar se promueven documentos escritos que explican en forma de narrativa los retos de la reunión.

Según Carmine Gallo, autor del libro Five Stars: The Communication Secrets to Get from Good to Great los humanos estamos construidos para procesar mejor la narrativa que las ráfagas de información. Ciertamente Gallo puede tener razón, el problema central es que en el mundo de los Millennials la mayoría de las entregas de información son a través de balazos o ráfagas informativas. En la actualidad es difícil encontrar profesionales dispuestos a sentarse en una junta para leer un texto de tres cuartillas antes de discutir un tema. La práctica es anticlimática por lo menos para los más jóvenes, si se considera que el número de libro leídos por año según el INEGI es de 3.8 unidades. Se puede asumir con seguridad que leer no es el fuerte de la población.

Otras empresas como Apple también promueven evitar PowerPoint en las juntas, Steve Jobs decía que si tenías la idea clara de lo que deseabas comunicar no deberías utilizar este tipo de herramientas de comunicación. También el CEO de GlaxoSmithKline Andrew Witty está en contra de las diapositivas, según una entrevista en Management Today “Odia PowerPoint y promueve que las personas tengan conversaciones reales”.

Para los creativos el uso de diapositivas —en cualquier programa— es indispensable para comunicar idea complejas, en especial si se trata de imágenes. Tal vez el reto sea mantener un balance y no abusar de diapositivas durante juntas. Es posible que el problema central sea la frecuencia y duración de las reuniones. Por ejemplo, agendar reuniones a las 10 de la mañana garantiza que se pueda lograr poco trabajo antes y que la mañana quede totalmente dividida.

El uso de PowerPoint no disminuirá en la mayoría de las empresas no importa cuanto le moleste Jeff Bezos. Amazon es una empresa muy particular y tiene la ventaja de establecer condiciones muy particulares sin mayor resistencia. También es cierto que ha sido acusada por prácticas que no motivan un ambiente laboral sano. El sistema de valuación entre pares o peer review ha sido ampliamente criticado por crear un ambiente de eterna competencia.

En marketing el uso PowerPoint / Keynote / Prezi continuará por una simple razón, es una profesión sumamente visual y aunque hay beneficios de utilizar narrativa es más rápido preparar diapositivas. El mejor camino será una mezcla de las dos, tal vez storytelling con algunas imágenes de apoyo.

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