Orquestación para una reunión exitosa

Desde mi personal punto de vista considero que el éxito no es espontáneo, es decir, no surge de la nada o de forma casual, sino es el resultado de orquestar de forma impecable las diferentes variables que componen las etapas del proyecto a realizar.

En esta ocasión me quiero centrar en un tema que seguramente nos hemos enfrentado, ¿cómo realizar una reunión de trabajo o una sesión de colaboración de forma exitosa?

No pretendo hacer la receta mágica, más bien, basado en mi experiencia tanto a nivel personal cómo de input que he obtenido por los colaboradores con los cuales he tenido interacción a lo largo de mi vida laboral.

Considero que una sesión exitosa debe comprender los siguientes bloques:

  • Planeación
  • Ejecución
  • Documentación y seguimiento

La primer parte de planeación es la génesis para lograr una sesión productiva, exitosa y que genere un impacto, las principales variables que deberían considerarse en este bloque podrían ser.

Entrevista con el owner de la sesión, si bien en la mayoría de las ocasiones tanto el líder como el owner de la sesión son el mismo, en ocasiones debemos buscar un facilitador con la finalidad de no sesgar la dinámica los input y los output que se generen, si este fuese el escenario, el facilitador (o consultor) debe tener un acercamiento para conocer las expectativas que se deberán cumplir como resultado de la sesión, reunión, micro sesión, etc.

Definir el tipo de sesión que se requiere, creativa, de análisis, de simulación, de ensayo, de capacitación, entrenamiento, etc, ya que según sea el tipo de sesión, será el escenario y los elementos que lo integren.

Lista de participantes; en ocasiones la selección de los invitados es crucial, por ejemplo, en una sesión de ideación para la resolución de problemas no es conveniente tener como asistentes a personas denominadas “sombreo negro” es decir, negativas que lejos de construir destruyan las ideas, es diferente retar (toda vez que se pretende blindar el cómo hacerlo posible) a descalificar los comentarios, opiniones o insights.

Elaboración de la presentación ad hoc al tipo de sesión y a la lista de participantes; si pensamos por un momento en hacer una presentación de power point tradicional (corporativa) para una sesión de innovación cuyos invitados sean los millennials, seguramente la atención prestada al moderador será muy baja, por lo que debemos hacer un “traje a la medida” del auditorio.

Envío de Pre Read; días después de haber enviado la invitación (con el formato similar a la presentación), es de gran aporte el enviar una infografía, un texto de apertura, data para el análisis o material que provoque la inmersión previa a los temas que se abordarán en la sesión, veamos como una forma de “calentar a los asistentes”.

Asegurar materiales para incentivar el lado creativo del pensamiento; hoy en día el Smartphone además de ser adictivo, es un elemento de distracción, ya que la forma en que los adultos aprenden es justo por la inteligencia cristalizada (hacer uso de la experiencia de vida para insertar nuevo aprendizaje), así que estimulemos a los participantes en la creatividad y en generar el insight colocando en cada mesa materiales de construcción tipo Lego, plastilina, etc, ya que el hacer tangible una idea incluso puede despertar el hacer prototipos en tiempo real.

También consideremos el tener alimentos y bebidas frescas, e incluso si tenemos participantes multi culturales o de otros países, genera curiosidad por probar nuevos sabores y texturas, siendo ello parte de la experiencia de la sesión.

Ahora bien, durante la ejecución de la sesión hay variables que demos considerar, siendo las más sobresalientes:

  • Informar el motivo de la reunión
  • Conocer las expectativas de los integrantes
  • Actividades para romper el hielo
  • Establecer los objetivos de la sesión con los integrantes
  • Acordar las reglas de la sesión y su ejecución
  • Designar a un escribano que funja para la documentación y elaboración de la minuta, siendo en ocasiones muy útil designar para esta función al asistente más hiperactivo
  • Fomentar las ideas mediante la escritura en Post-it SIN DEMERITAR O DESACREDITAR NINGUNA
  • Dirigir la comunicación e interacción
  • Hacer los cierres, firma de acuerdos, establecer siguientes pasos, discutir las ideas propuestas y seleccionarlas
  • Realizar la evaluación de la sesión (incluyendo tema, ponente, materiales, lugar, claridad y en el nivel de impacto en el día a día

La sesión no termina con despedir a los participantes, ya que debe de iniciar el proceso de documentación, consolidación y envío de la minuta así como verificar el seguimiento y su cumplimiento.

Ahora bien, las variables que comprenden los bloques anteriores deben ser orquestados de forma impecable para lograr una experiencia satisfactoria e impecabilidad como facilitador o líder de sesión, por lo que si consideramos y controlamos las variables, seguramente la sesión de trabajo tendrá un impacto significativo en los participantes.