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Los organizadores de eventos y responsables de relaciones públicas están más unidos que nunca

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La línea que existe entre un organizador de eventos y las agencias de comunicación y PR es cada vez más delgada; ambos tienen la capacidad de realizar eventos, pero existen habilidades propias y subespecialidades que cada parte puede cubrir. La clave, sin duda, radica en la colaboración.

Las agencias y profesionales de relaciones públicas tienen un mayor enfoque en la generación de contenidos que vestirán la agenda del evento, la selección de voceros y la convocatoria a distintos públicos, entre otras actividades.

Los meeting planners tienen mucha más experiencia en cuestiones de montaje y producción; en la actualidad, no se puede dejar de contemplar la producción de eventos híbridos y virtuales.

Cuando se trata de llevar a cabo un evento híbrido, la función principal de un organizador consiste en unir a dos tipos de audiencias muy diferentes. Por un lado, los asistentes digitales que participan desde su hogar o puesto de trabajo y, por otro lado, los que asisten físicamente al evento.

Los mejores eventos híbridos logran que todas las audiencias se sientan partícipes del evento y, para eso, es necesaria la tecnología.

Sigue siendo importante definir y apegarse a las políticas de sanidad y restricciones en el entorno aún tan cambiante. Detrás de cualquier tipo de evento, ya sea virtual, híbrido o presencial, es necesario definir cómo involucrar a los asistentes a un evento y las implicaciones tecnológicas para lograrlo.

Según Simon Burton, Cofundador y Director de Virtual Event Institute:

“Las diferencias entre lo que hace un evento verdaderamente híbrido y un evento presencial con una pequeña parte digital, son objeto de debate. Por lo tanto, si estás buscando tecnología para crear algo que combine la experiencia de un evento presencial con la de uno virtual, tendrás que definir bien cuál es tu papel y encontrar las herramientas necesarias”.

El reto sigue siendo encontrar las soluciones de tecnología que cubran las necesidades específicas de cada evento; encontrar a los proveedores adecuados con alto nivel de profesionalismo y compromiso, ya que, en este mundo tan virtual, es importante que no se pierda el valor de una relación laboral a pesar de la distancia y del poco contacto: No permitir que la adversidad de la situación se convierta en pretextos o abusos.

Es por eso la importancia de la colaboración y la suma de experiencia, habilidades, conocimientos y contactos que pueden aportar las relaciones públicas y los meeting planners.

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