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5 trucos para controlar tu inbox y contestar todos tus correos

Internacional.- Todas las profesiones sufren de una sobrecarga de emails, no importa si se trata de financieros, doctores o mercadólogos. El email es la herramienta por antonomasia para el ejecutivo moderno, el número de mensajes que pueden llegar a la bandeja de entrada rebasa los límites de lo que podría considerarse saludable. Un obstáculo adicional es que a cada contestación habrá más mensajes de vuelta.

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El trabajo diario también requiere tener un ojo en redes sociales, mensajes de twitter y facebook –personales y de trabajo– compiten por la atención de los usuarios. Si esto no fuera suficiente, las empresas de software han invadido las computadoras tradicionales con sistemas de alertas –safari y Mac OS– que hacen la tarea de mantener la atención imposible.

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Hay técnicas, recomendaciones y estrategias para todo tipo de usuarios, hoy reunimos las que consideramos que podrán hacer la diferencia en el trabajo diario de los profesionales modernos.

1. Un filtro por categoría

Una de las opciones más poderosas de un lector de correo es la habilidad de crear filtros que cataloguen mensajes en carpetas. Todos recibimos un sinfín de mensajes que son resultados de nuestra presencia diaria en redes sociales. Mensajes de Facebook, Twitter o Linkedin abundan en las bandejas de entrada. Enviar este tipo de emails transaccionales a una carpeta especial permite concentrar esfuerzos en tareas que son de mayor prioridad.

2. Listas de remitentes prioritarios

No todos los remitentes son iguales, a cualquiera le gusta recibir mensajes de amigos o familiares, pero no son lo más importante a las 12 del día. Crear usuarios VIP en tu bandeja permitirá que se responda con mayor rapidez a personas que son claves en el trabajo, ya sea proveedores, clientes o compañeros de trabajo.

3. Ley del hielo

No es necesario contestar a todos los emails, suena grosero, pero muchos mensajes son informativos y requieren lectura solamente. Acostumbra leer los emails de manera rápida y archivar los importantes, si acaso un respuesta con un mensaje de “enterado” es suficiente.

4. Automatiza saludos y despedidas

Mucho tiempo se dedica a crear la firma de email perfecta, ese pequeño mensaje e imagen que acompaña todos nuestro emails. Sin embargo, es raro ver que alguien incluya en esa misma firma los componentes clave de un mensaje: saludo y despedida. Agregar a la firma un “Hola” y “Un abrazo,” nos hará más eficientes en nuestro trabajo, además seremos más educados en nuestra comunicación.

5. Pide ayuda

Es claro que el exceso de mensajes afecta nuestro trabajo diario y nuestra vida personal, es más grave de lo que se piensa. Pedir ayuda es una buena estrategia, servicios como Taper Mail, unroll.me o mailstrom ofrecen algo simple, cero mensajes en tu bandeja de entrada. Estos servicios no son gratuitos pero seguramente despejarán algo de tiempo que seguramente se convertirá en otros logros.

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