10 elementos para que tus reportes de métricas sean un hit

Muchos estarán de acuerdo conmigo que el hacer reportes puede ser la tarea menos creativa y más fastidiosa de todo el trabajo que implica el marketing digital, pero es una actividad indispensable a la hora de presentar resultados contundentes de que el trabajo que estamos realizando está dando o no los resultados esperados según los KPI que definimos. Los reportes son la clave para demostrar nuestro trabajo.

Hoy en día cada red social cuenta con sus propias herramientas para crear los reportes, unas más amigables que otras, sin embargo, siguen siendo resultados mostrados de manera propietaria de cada una por lo que debemos muchas veces armar un rompecabezas completo entre todas para mostrar un único resultado al cliente.

Para esto recomiendo tomar en cuenta los siguientes aspectos y detalles para cuando armes el reporte final de cada período y que luzca verdaderamente sencillo, rápido, sustentado y fácil de leer/explicar.

1.- Establece un modelo de reporte como una herramienta más de venta. No importa si eres una agencia digital o si eres el Director de Marketing Digital de una empresa, en ambos casos siempre tendrás un “cliente” interno o externo al cuál venderle los resultados del proyecto digital que te “compró” por lo tanto, crear un reporte con todos los elementos visuales y de fondo para que sea atractivo y venderte a través de el, es indispensable.

2.- Coloca justo lo necesario. Hay métricas de métricas, hay algunas que nada dicen y hay otras que dicen mucho. No por tener muchos numeritos y porcentajes tu reporte va a ser más impactante, tampoco por tener párrafos y muchas hojas será más completo. Incluye las métricas que sean verdaderamente relevantes para los KPI que definiste, las otras de relleno mantenlas como respaldo por si te preguntan datos detallados.

3.- Traduce las métricas en logros de negocio. Si tu jefe o algún directivo de la empresa va a ver el reporte, los numeritos no le dirán nada o casi nada. Procura asociarlos a las metas establecidas y traducir los resultados en objetivos cumplidos, incompletos, etc.

4.-  Escoge un software que consolide los resultados. Hay software que son muy económicos e incluso gratis y que muestran un dashboard atractivo, ordenando todas las métricas en un solo lugar y con una presentación estándar. Eso te puede ayudar mucho a que el reporte se vea profesional, te ahorra tiempo de maquila y puedes incluso muchas veces personalizar algunos detalles.

5.- Convierte tu reporte en un documento guía para los siguientes pasos. Los datos que contiene son muy relevantes no sólo para mostrar lo que sucedió en el periodo de tiempo ejecutado, sino que te dan pie y base para establecer una ruta a seguir, para corregir lo que sea necesario o para proyectar hacia el futuro (necesidades, más objetivos, etc) Todos estos datos es importante colocarlos en el.

6.- Usa el storytelling para presentarlo. Es una técnica que ya conoces de seguro muy bien y sabes que deja un buen impacto, busca conectar emocionalmente a través de una historia, usa los datos para crearla:  explica lo que sucedió, que inconvenientes conseguiste, cómo los manejaste y cuáles fueron los resultados (desenlace).  Crea una atmósfera para involucrar a tu jefe/cliente. Te aseguro que eso tendrá más impacto que mostrar puros numeritos.

7.- Convierte los resultados poco efectivos en palanca para nuevos retos. No siempre todo será color de rosa y en estos menesteres siempre hay que ser honestos, pero eso no quita la oportunidad de tomar las fallas y recapitularlas en nuevos retos. No es lo mismo decir que este mes apenas se ganaron 30 nuevos seguidores que decir que el mes que entra doblaras los esfuerzos para superar los resultados de este mes. Eso si, debes ser muy realista!

8.- Presenta logros en tus reportes que no necesariamente sean métricas. Me explico: Los resultados cualitativos también son importantísimos y muchos de ellos no te los dan las métricas de las herramientas ni de las redes sociales, son logros que tu puedes ver desde el punto de vista objetivo. Por ejemplo, el hecho que un influencer te siga y que le de compartir a alguna información o contenido tuyo tiene mucho valor cualitativo en el futuro cercano si lo sabes manejar bien y lo aprovechas.

9.- Presenta resultados acumulados también. Como dije anteriormente el reporte no es un hecho aislado de lo que pasó en ese período de tiempo, aprovecha los datos acumulados de períodos anteriores para hacer comparaciones, mostrar logros acumulados por períodos de tiempo, saca tendencias en base a esos datos, proyecta, etc.

10.- Lleva siempre a mano el detalle de todo lo presentado.  Entre más sencillo de leer es un reporte seguramente más datos sueltos tienes detrás de el en los que te basaste para hacerlo. Siempre debes poder demostrar de donde sacaste tal o cual resumen final y guardar esos datos durante todo el período del proyecto, nos puede evitar muchos dolores de cabeza cuando nos toque dar alguna explicación. Incluso nos pueden servir de casos de ejemplo (exitosos o no) para proyectos futuros.

Y finalmente, puedes ir colocándole poco a poco al reporte todos los elementos necesarios hasta que cumplan con el objetivo de informar de manera sencilla, veraz y dinámica lo que está pasando con tus proyectos digitales. Una vez logres el reporte perfecto, será mucho más fácil la tarea de armarlo y presentarlo.

¡Gracias por Leerme!

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Twitter: @chris_suta

LinkedIn: Christine Suta

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Fundadora y CEO de Tequilagarage. Con 20 años de experiencia en Tecnología e Innovación. Estratega Digital. Posicionamiento y Visibilidad. Manejo de Marketing Digital y Marketing Político Digital. Identificación y Manejo de Crisis en Social Media. Monitoreo y Coaching en Social Media. *Las columnas de opinión reflejan el pensar individual y gustos personales de los columnistas, los cuales no necesariamente son compartidos por el equipo Merca2.0.