Home Office: Mejores prácticas y herramientas de software

Ahora con la crisis del coronavirus, muchos se están viendo forzados a trabajar o estudiar desde casa como medida preventiva

El home office o teletrabajo es la posibilidad de ejecutar trabajo a distancia desde un lugar diferente de la oficina.  Si bien, el home office no es una práctica nueva, son relativamente pocas las personas que trabajan todos los días remotamente.  Inclusive, en Estados Unidos, donde la práctica es más utilizada, muchos de los estimados son de cifras de un solo dígito para los trabajadores que hacen teletrabajo a diario.  Sin embargo, ahora con la crisis del coronavirus, muchos se están viendo forzados a trabajar o estudiar desde casa como medida preventiva.  Muchas empresas se han adelantado con medidas de aislamiento social recomendando a sus empleados que trabajen desde casa hasta que pase la emergencia sanitaria, pero ¿cuáles son las mejores prácticas para poder trabajar exitosamente de esta forma?  En este artículo habláremos de algunas prácticas que tienen que ver con organizar el trabajo adecuadamente, así como algunas herramientas tecnológicas para trabajar de forma remota.

Mejores prácticas para organizar el Teletrabajo

  1. Establece una disciplina de horas de trabajo para evitar trabajar de menos o de más

Esta es una de las cuestiones que parece ser más difícil para muchas personas.  La tendencia a trabajar de menos tiene que ver con las muchas distracciones que puede haber en una casa.  Si pensamos que con la situación actual todos los miembros de la familia estarán en cuarentena, entonces es fácil distraerse con la pareja o con los hijos.  Para evitar esto, es importante la comunicación entre la familia. En el otro extremo, tenemos a las personas que tienden a trabajar demás y para las cuales “el trabajo nunca termina”.  Por esto, es muy importante establecer horarios de trabajo, pausas y horario de comida; lo más importante es respetarlos.

2. Comunica tu disponibilidad compartiendo tu calendario

Para personas que trabajan en equipo, es importante que comuniquen claramente a los otros miembros del equipo su disponibilidad y que se respeten reglas básicas. Algunas herramientas que pueden ser útiles son el estado de la persona en las herramientas de mensajería interna.  Si la persona tiene la disciplina de avisar que está ocupada, las demás personas deben de respetar y no interrumpir con mensajes.  Del mismo modo, compartir la agenda del día con otros miembros del equipo y siempre tenerla actualizada puede ayudar a otros a entender cuando la persona está disponible.

3. Establece un espacio en tu casa para tu oficina

Es necesario contar con un espacio limpio y ordenado en casa que sirva como tu home office. En la medida de lo posible, es importante tener con un escritorio propio, bien iluminado y en el que se puedan instalar tus equipos de trabajo.

4. Vestirse como se haría regularmente para ir a la oficina

Esta es una de las recomendaciones que nos ayuda a colocarnos en el mindset de trabajo y comportarnos de la misma forma profesional en la que lo haríamos en la oficina.  Continúa con tu rutina diaria de vestirte y arreglarte como lo harías para ir a la oficina, aunque tu viaje sea sólo al escritorio.

5. Establece límites

Aún y cuando el teletrabajo efectivamente elimina los límites entre la casa y la oficina, establece horarios de atención a los asuntos de la oficina.  A menos que haya una emergencia muy grave, ese email o mensaje que te llega a las 10 de la noche puede esperar a ser atendido al día siguiente.

Mejores prácticas de Tecnología

  1. Ten una buena conexión a Internet en casa; la vas a necesitar

Lo mejor para poder reemplazar efectivamente tus reuniones es hacerlas en video.  Y para hacer video de buena calidad vas a necesitar una conexión a internet de buena velocidad y estable.  Además, si tienes pareja e hijos es importante que dicha conexión permita que todos trabajen, estudien y se diviertan.  Es muy probable que tu conexión actual no sea suficiente para dicha carga.

2. Utiliza software para reuniones virtuales (webinars)

Las reuniones vía web son conocidas comúnmente como webinars.  Hay muchas opciones en el mercado, tanto gratuitas, como pagadas. En un webinar  puedes ejecutar una reunión uno a uno con otra persona, puedes hacer reuniones grupales o inclusive conferencias masivas. Más adelante te comento de las herramientas usualmente pagadas que las empresas de software han colocado como gratuitas para apoyar durante la crisis del coronavirus.

Entre las opciones gratuitas, podemos hablar de las herramientas que brindan algunas de las redes sociales.  En Facebook, YouTube, Instagram y Twitter tenemos la posibilidad de hacer transmisiones en vivo que pueden ayudarnos a hacer presentaciones, reuniones o cursos.  Además de la función de broadcast del video checa la funcionalidad adicional que brindan algunas plataformas.  Por ejemplo, en YouTube se puede agregar un chat en vivo para que las personas puedan hacer preguntas al presentador, también se puede mostrar una presentación o video y no sólo captar al emisor a través de la cámara web.  En Facebook, Instagram e inclusive YouTube se pueden hacer preguntas a través de los comentarios.

3. Utiliza software para mensajería en grupos

Aquí estamos hablando de herramientas como Microsoft Teams, Cisco Webex, Yammer o Slack.  Si bien dichas herramientas son ampliamente utilizadas en los corporativos, muchos usuarios individuales o profesionistas independientes no las utilizan cotidianamente. Inclusive, para profesionales como médicos o abogados que estarán haciendo parte de sus labores en teletrabajo, es importante la utilización de estas herramientas para mensajería segura con otros miembros del equipo de trabajo.

4. Empresas que están dando licencias gratuitas durante la contingencia del coronavirus

Aquí la lista de algunas de las herramientas de webinars y de trabajo en grupo que están disponibles gratuitamente durante la crisis del coronavirus:

  • Cisco Webex. Una de las herramientas más usadas para conferencias y Webinars.  La versión gratuita fue expandida permitiendo reuniones de hasta 100 participantes.
  • Google Hangouts Meet. Herramienta de Google para reuniones virtuales. Está disponible gratuitamente hasta el 1 de Julio de 2020.  Puede soportar llamadas de hasta 250 personas. También puede hacer streaming de webinars de hasta 10,000 participantes.
  • Microsoft Teams. Esta herramienta de mensajería para grupos se ofrece gratis por seis meses y además se le eliminaron las restricciones del tamaño de los equipos.
  • LogMeIn. Este es el creador de GotoMeeting y GotoWebinar.  Este fabricante está ofreciendo versiones gratuitas de su software para organizaciones de la sociedad civil, escuelas y organizaciones del sector salud, que no son clientes.
  • Zoom. Zoom fabrica software para webinars, que en algunas de sus versiones gratuitas está quitando el límite de 40 minutos que tenía para reuniones en la plataforma.

Trabajar de casa puede ser un gran desafío.  Inicia tu rutina de trabajo y permanece en comunicación con tu familia para que todos te apoyen en este periodo difícil de cuarentena.  Utiliza las herramientas que la tecnología te provee y disfruta del tiempo extra al no tener que hacer el viaje a la oficina.

Si tienes cualquier duda sobre como montar tu esquema de teletrabajo te ofrezco apoyo gratuito durante la cuarentena del coronavirus por email: [email protected]

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