Errores que deben evitar los expositores durante eventos comerciales

  • 46 por ciento de los líderes de negocios concuerdan en que los eventos son un canal crítico para cumplir objetivos del negocio.

  • ¿Sabes por qué no es buena idea elegir actividades que no estén alineadas con la marca?

  • Lee: 5 elementos para lograr eventos destacados.

El desarrollo o participación en eventos comerciales, como exposiciones, ferias, congresos u otros similares, es una actividad que puede beneficiar mucho a las empresas, de ahí que no sea extraño contemplar datos como los compartidos por la firma Bizzabo, que señalan que 46 por ciento de los líderes de negocios concuerdan en que los eventos en persona son un canal de marketing crítico para cumplir los objetivos del negocio, o que 62 por ciento de los profesionales del marketing tengan considerado invertir más en eventos a futuro, tanto en cuestión de presupuesto como en número de eventos.

Su efectividad no queda en duda, sin embargo, debes saber que un componente clave del éxito son las acciones que se ponen en marcha, por ello, en esta ocasión recopilamos una serie de errores que toda marca o empresa debe evitar al contar con un espacio en un evento de esta naturaleza.

¿Qué errores debe evitar una marca que participa en eventos comerciales?

  • Esperar mucho tiempo antes de elegir las actividades a desarrollar en el stand

Debido a que el desarrollo y la participación en eventos comerciales, como congresos, ferias, seminarios o expos, requiere de muchos detalles, los expositores constantemente trabajan demás y carecen de tiempo para completar sus acciones. Como resultado de ello, algunos esperan hasta incluso antes de que inicie el evento para determinar actividades a desarrollar en sus stands. Con ello, llega una ansiedad por tener cualquier actividad en sus stands que eligen la primera idea pasable que les llega a la mente o terminan sin implementar actividades, cosa que como podrás imaginar es un error.

Para gestionar bien actividades en el stand es necesario una mejor planeación, con ella se pueden dar el tiempo suficiente para hacer lluvias d ideas y seleccionar la mejor actividad para el espacio que tendrán.

  • Elegir actividades que no están ligadas a la marca

Si bien la tarea principal de los expositores que llegan a  eventos comerciales en representación de la marca es impulsar el tráfico y ser conscientes de efecto que sus acciones producen en la marca, si se elige cualquier actividad que no se alinea con la firma, es probable que se genere una confusión importante, incluso daño a la reputación.

La recomendación principal para prevenir este error es elegida actividades que refuercen la personalidad de la compañía y los atributos de la marca, no ir en contra de ellos. Además de esto, las actividades de una marca en estos espacios deben ser atractivas para la audiencia objetivo.

  • No promover las actividades del stand antes del inicio de los eventos comerciales

Si bien las actividades interesantes y llenas de engagement en un evento comercial pueden atraer por si solas al público asistente, es importante que contemples que los resultados se pueden impulsar aún más, es decir, se puede atraer a más personas. Para lograrlo, considera desarrollar la promoción de las actividades que habrá en tu stand, esto de forma previa al inicio del evento. La acción puedes realizarla a través de múltiples canales, por ejemplo, puedes implementar una campaña de email marketing para los asistentes que ya se registraron al evento y para tu lista de contactos para acciones de ventas y marketing; también puedes aprovechar los mensajes en las redes sociales, tanto orgánicos como pagados, para promover lo que estarás haciendo el día del evento comercial; puedes desarrollar tarjetas y mailers dimensionales para tus prospectos y clientes; o bien, puedes emplear el telemarketing para que tu equipo identifique a personas que asistirán al evento y les compartan detalles de tu participación ahí.

  • No entrenar a los miembros del staff para que cumplan sus funciones

De nada servirá tener los tres puntos anteriores bien ejecutados si el staff que se encontrará en el stand el día del evento comercial no tiene la capacidad de cumplir con sus tareas de forma adecuada. El entrenamiento del staff resulta esencial para el éxito de las actividades a implementar. Este personal debe saber cuál es su rol y cómo poner en marcha las funciones que les corresponden, incluso si las actividades son organizadas por terceros (como una agencia de eventos o un animador).

Por otra parte, el staff también debe tener idea de cómo convertir en leads a las personas que se detienen en el stand para participar u observar que ocurre, además, deben tener la capacidad de saber cómo trabajar en “línea” para encontrar leads cualificados entre las personas que esperan participar en la actividad que tiene implementada la marca.

  • Poner buenas actividades pero en un espacio incorrecto dentro del stand

La ubicación también juega un papel clave en los eventos comerciales, sin embargo, en este caso no solo nos referimos a la ubicación del stand dentro de todo el espacio disponible, hablamos de la ubicación de la actividad a implementar dentro del stand. ¿Cuál sería el punto de tener una buena actividad montada para los asistentes si no la pueden ver?

Considerando que la mayoría de los expositores elige sus actividades para captar la atención de la gente mientras caminan entre un stand y otro, las actividades deben ser montadas en el espacio más adecuado, preferentemente a un lado de los pasillos por donde transitan los asistentes.  No obstante, no pierdas de vista el hecho de que algunas actividades, especialmente las que requieren que no haya distracciones o de mantener durante más tiempo a las personas, pueden ser más adecuadas dentro de espacios más privados.

Planifica bien el diseño de tu stand una vez que tengas pensadas las actividades a poner en marcha.

  • No contar con suficiente personal para gestionar el tráfico

Si tienes la fortuna de que en el evento comercial logres atraer con tus actividades a una gran cantidad de personas, debes estar listo para aprovechar esto para no caer en un escenario donde lleguen más personas delas que puedes tratar.

La mejor recomendación en este caso es considerar que puedes ampliar la lista de personal con anticipación a los momentos donde haya más flujo de personas, o bien, puedes puedes desarrollar actividades que sean de auto-servicio a través de las cuales capturar leads para que los asistentes interesados así como los que no está atendiendo el staff puedan solicitar ser contactados por la marca.

  • No capturar leads y datos a cambio de la participación.

Como último error a prevenir en un evento comercia está el no aprovecharlo para captar leads y datos. A menos que tu meta principal sea el generar brand awareness, es un error el desarrollar actividades en un stand sin capturar datos y leads de los asistentes.

Para que no te pase esto, planea cuándo y cómo (durante las actividades) solicitarás y recolectarás datos y leads de las personas que se acerquen.