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¿Cómo promover adecuadamente un evento virtual para tu compañía?

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La industria de los eventos sin duda ha sido una de las más golpeadas debido a las medidas impulsadas para frenar la propagación del coronavirus, por ejemplo, en el caso de los espectáculos sabemos que en México el gasto en ellos se redujo un 93 por ciento, esto según la firma Fintonic. Sin embargo, esto no quiere decir que no es posible desarrollar eventos, existe una solución a la cual pueden cambiar las empresas y marcas que ya tenían planeadas esta clase de dinámicas o que planean comenzar a hacerlo, nos referimos a los eventos virtuales.Si tu marca los aprovechará, a continuación veremos algunas recomendaciones para su promoción.

Para aquellas organizaciones que están por desarrollar eventos de forma virtual, desde Impact retomamos las siguientes recomendaciones para que todo salga mejor:

  • Brandea tu evento de forma memorable

Si ya tenías una identidad definida para un evento que ibas a realizar de forma física pero por el contexto actual se movió, es recomendable que aproveches estos elementos para el evento virtual siembre y cuando se sigan ajustando a la marca y la dinámica.

Puedes utilizar elementos como el logo, colores complementarios y fuentes para mantener la continuidad de la marca.

Por otra parte si se trata de un evento nuevo, también es aconsejable bandearlo, contemplando los mismos aspectos en cuanto al desarrollo de un logo, selección de colores y fuentes que se ajusten a la audiencia, la industria y las emociones que se deseen evocar. La marca será posiblemente lo primero que vean los interesados en el evento por lo que es importante captar la atención con estos elementos.

De acuerdo con la fuente, como parte de este proceso, también se querrá considerar la estrategia de mensajes de la marca y la experiencia general que se desea que tengan los asistentes.

  • Crea un plan de marketing multifacético

Para que un plan así se acople al evento virtual es importante considerar tener en cuenta espacios como el sitio web, las redes sociales, el email marketing las asociaciones y los medios pagados.

Para este punto a se debe saber cuáles son los objetivos, qué busca el público y cómo lo cumple, y el estilo de la marca. También es importante contemplar si la empresa cuenta con recursos suficientes bajo este contexto como para un plan de marketing con todos esos apartados. No obstante, no siempre es necesario tener un gran presupuesto, cuando ello puede ser una barrera, piensa en los canales que tiene a su disposición la marca y cómo aprovechar cada uno de ellos para llegar al público objetivo.

En el caso del sitio web se puede pensar en las áreas de este espacio con más tráfico para posicionar el evento virtual y que sea visto por muchas personas.  Por otra parte, en redes sociales se debe considerar dónde está más activa la audiencia para lanzar publicaciones acerca del evento. Como parte de esta recomendación se puede crear un hashtag exclusivo para el evento.

En el caso del correo, debes saber que esta será una de las mejores fuentes de asistentes así que hay que darle promoción en los newsletters que envía la marca.

  • Crea un sitio web dedicado o una página para el evento

Con el fin de que la serosas encuentren información sobre el evento virtual y se puedan registrar al mismo, es de gran ayuda tener un sitio web o una página dedicada a este acontecimiento.

Idealmente el sitio o la página deben incluir información clave para los asistentes, como el nombre del evento, las fechas y la ubicación, así como un llamado a la acción. También debe incluir la agenda del evento, los precios, las expectativas y los recursos necesarios para los asistentes.

Todos estos detalles se pueden conspirar de suma importancia especialmente para aquellos prospectos que necesitan la información para obtener la aprobación y poder asistir al evento.

  • Envía un correo electrónico para que las personas reserven la fecha

Una vez que se tenga el sitio web o la página del evento virtual, es recomendable enviar una invitación por correo electrónico para que las personas reserven la fecha. Incluso si aún hay detalles por afinar con el sitio del evento o con el evento como tal, es importante comenzar con la promoción del evento.

Considera enviar un correo electrónico simple con el nombre del evento, una descripción que muestre el valor y contenido y un llamado a la acción que lleve al sitio o la página para que conozcan más detalles.

En los mensajes que envíes considera incluir regularmente información como las redes sociales del evento y el hashtag.

  • Crea y lanza un plan de redes sociales

Es importante que tu evento virtual considere un plan para las redes sociales. La idea es que con este vayas compartiendo el evento en estos canales comenzando con el anuncio de la fecha, la hora y la publicación.

Idealmente hay que mantener la consistencia con estos anuncios y también contemplar una frecuencia adecuada para que la audiencia lo tenga en cuenta.

Como parte de este plan, considera emplear gráficos, fotos y videos si es que la firma puede desarrollarlos durante estas fechas. Aquí también es buen momento para aprovechar estas poblaciones como parte de la estrategia de medios pagados.

  • Anuncia la agenda o programación del evento

La programación o la agenda del evento virtual, así como en los eventos físicos, es la parte central del proyecto. Establecer la agenda antes de tiempo (incluso si se realiza en fases) ayudará a comenzar a  obtener registros más pronto.

Como recomendación para este punto, considera reservar a los speakers más importantes para momentos clave, por ejemplo, puedes anunciar a uno aproximadamente una semana antes de que aumente el precio del acceso al evento. Incluso se puede trabajar con los nombres de los speakers y el FOMO para crear promociones que impulsen a los potenciales asistentes a reservar su lugar o comprar su boleto para el evento.

Considera compartir estos anuncios en los distintos canales, ya sea redes sociales, correo electrónico o el sitio web.

  • Encuentra embajadores del evento y aprovecha su alcance para la promoción

Sin duda también para los eventos virtuales es una excelente idea que los speakers anuncien este acontecimiento ante sus respectivas comunidades.

Para que esta tarea sea posible resulta adecuado facilitarles la tarea de promover tu evento, por ejemplo, puedes preparar gráficos para ellos con el fin de que los compartan en sus redes sociales con un copy prediseñado para que solo coloquen su nombre y lancen el mensaje.

Incluso puedes aprovechar estos mensajes para incluir códigos promocionales que vuelvan más atractivo el mensaje del speaker.

Por otra parte, también puedes optar por sumar a micro-influencers para desarrollar mensajes similares y aprovechar a sus audiencias.

  • Sigue promocionando hasta el día del evento

Finalmente, aunque ya se hayan logrado las ventas totales de los tickets, el marketing aún no debe terminar. De acuerdo con la fuente, el día del evento virtual, aún debes hacer promoción. ¿Qué mejor manera de atraer una audiencia para el próximo evento que creando un pequeño FOMO?

La idea es hacer una cobertura en plataformas distintas a aquellas donde se llevará a cabo el evento, por ejemplo, en las redes sociales se puede tener a alguien haciendo post con citas destacables de los speakers o compartiendo datos complementarios y capturas de pantalla de las sesiones mientras replica o comparte los mensajes que lancen los asistentes bajo el hashtag que se ha creado.

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