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5 claves para que organices tu trabajo en una agencia de Relaciones Públicas

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Algunos ejes que sirven para mejorar la práctica como publirrelacionista son: organización, estrategia y enfoque.

El trabajo de un ejecutivo de cuenta dentro de una agencia de relaciones públicas es crucial, para la imagen de la marca que está a su cargo.

En México existen al menos 61 agencias de RP, de acuerdo con el Ranking Nacional de Agencias de Relaciones Públicas 2015, elaborado por Merca 2.0.

Para mejorar tu práctica dentro de una agencia de RP y entregar un reporte de actividades y gestiones más eficiente, es necesario que tomes en cuenta las siguientes claves para tu trabajo.

-Da seguimiento a medios.
Cuando una sola persona está encargada de diversas cuentas al mismo tiempo (llegando en algunos casos hasta cinco cuentas por ejecutivo), se impide que se de un seguimiento apropiado con medios.

Evernote, aplicación que ayuda a mantenerse organizados a usuarios multidispositivos, asegura que existen 5 formas de organizarse.

Primero, crear un comportamiento y hábitos saludables que no te desmotiven.

Segundo, visualiza objetivos con un calendario. Tercero, escoge el formato de calendario adecuado para tu trabajo. A través de aplicaciones o comprando agendas impresas, existen calendarios específicos que ayudan a mantener perfectamente organizadas tus actividades.

Tercero, elabora listas por temas o tareas. Cuarto, utiliza recordatorios, que generalmente operan en aplicaciones de dispositivos móviles o en el propio calendario del correo de tu computadora, esto ayuda a mejorar la organización de tu trabajo, porque te mantiene pendiente de tus actividades planeadas.

Quinto, elabora notas. Aplicaciones como Evernote cuenta con funciones como Note Link, para que vayas almacenando apuntes y puedas organizarlos con base en la fecha de su elaboración, título o palabras clave que sirven para localizarlas, usando un buscador.

-Agenda inoportuna
Si eres un becario y tienes la responsabilidad de realizar llamadas de recordatorio a todos los medios con que tiene relación la firma, ayuda a tu agencia organizando un calendario en el que registres las llamadas realizadas e indicación del medio, con la fecha para recordatorio del evento. Entre mayor interacción exista entre los miembros de la agencia con este calendario, mejor será la administración de recordatorios y relación con medios que lleve a cabo la agencia.

-No te conviertas en Spam
Segmenta por medios el tipo de boletín o información que tu cuenta genere. Recuerda que no todos los medios de comunicación cubren las mismas fuentes, pues están especializados en sectores como negocios, mercadotecnia, salud, sociales o información genérica.

-No obligues a publicar
En la medida en que enfoques el contenido al medio, será la oportunidad de publicación de la información de tu cuenta que compartes.

Actualmente los ejecutivos de cuenta tienen que entregar un reporte de actividades y gestiones de acuerdo al objetivo del cliente. Para que los números no te coman, adecúa la información al medio contactado, construyendo una relación e investigando qué información es adecuada; definiendo los objetivos de comunicación, creando una historia y una estructura.

-Organiza bien los eventos
Define las líneas de comunicación o mensajes claves, estableciendo el panorama, perfil del entrevistados y perfiles de los medios, que van a estar intercalando durante el evento.

Considera en todo momento horarios en los que la mayoría de editores responden de mejor manera a tu invitación, en lugares céntricos y de logística sencilla.

La invitación a los medios comienza reservando en sus agendas la fecha, sigue la invitación formal y finalmente la confirmación por correo.

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