• El home office puede ayudar en aspectos como reducir los niveles de estrés en los empleados. 

• ¿Al trabajar de forma remota has considerado una plataforma para gestionar los tiempos?

• Lee: Taxistas y la productividad y cómo la protesta de esta mañana afecta a las organizaciones.

Debido a las movilizaciones de taxistas registradas este día en la Ciudad de México, diversos profesionales se vieron forzados a optar por el trabajo de forma remota al no poder llegar a sus oficinas a tiempo, esto hizo que el tema del home office se posicionara nuevamente como tendencia en plataformas como Twitter y Google Trends, destacando la posibilidad de que los colaboradores de las empresas puedan recurrir a esta forma de trabajo cuando sea necesario.

El home office o el trabajo de forma remota representa una buena opción a la cual pueden recurrir las empresas pues tiene beneficios para ellas y para los colaboradores, por ejemplo, una encuesta de Forbes destaca que la práctica puede ayudar a mejorar la productividad o reducir los niveles de estrés en los empleados además de ahorrar recursos para las organizaciones.

Ante la posibilidad cada vez más latente del trabajo de forma remota, para los encargados de los equipos de trabajo es necesario saber cómo gestionar las cosas, por ello, aquí compartimos algunos tips destacados desde Business2Community y Entrepreneur. Dichos tips no solo son efectivos para días en los que no se pueda acudir a la oficina, también son de gran ayuda para equipos que se gestionan por completo de forma remota.

• Provee un espacio de trabajo

Como primera recomendación para el trabajo de forma remota, considera que cuando no se puede acudir a la oficina para trabajar, los empleados deben acudir a otras locaciones para hacer su trabajo. Generalmente, la gran mayoría opta por elegir sus casas como esa ubicación para desarrollar su trabajo. Si bien esto puede funcionar para muchos, para otros el hogar se trata de un espacio lleno de distracciones y hace difícil que se cree un entorno productivo para trabajar.

Ante ese problema, los encargados de gestionar los equipos deben considerar métodos para proveer espacios productivos para los empleados. Una de las opciones o soluciones adecuadas para el problema son loso espacios de co-working. Estos espacios comunales están específicamente diseñados para que los profesionales puedan trabajar y proveen los recursos y soporte necesarios para que ello ocurra. Así es como los líderes de los equipos pueden aportar una estructura a los empleados.

• Organiza un plan de trabajo

Como segunda recomendación para el trabajo de forma remota, Entrepreneur destaca que vale la pena preparar un plan escrito diario o semanal que destaque lo que se espera de cada miembro del equipo. De esta forma, todos podrán tener un registro de sus tareas. Además, dado que los empleados trabajan desde diferentes ubicaciones, vale la pena usar un sistema para la gestión de proyectos para mantener a todos en sintonía.

En el mercado son muy variadas las opciones de sistemas disponibles para comunicarse y gestionar el trabajo con el equipo, por ejemplo, esta el ya conocido Basecamp, desde el cual se pueden cargar asignaciones, para las cuales los colaboradores son notificados.

Con un buen plan y asignaciones claras es difícil que los empleados que trabajan de forma remota pierdan el enfoque en lo que deben hacer.

• Utiliza un software para llevar registro del tiempo

Hablando de sistemas, es necesario destacar la importancia de uno que permita gestionar mejor los tiempos. Y es que, como bien lo menciona Business2Community, una gran desventaja que se tiene al estar a cargo de un equipo remoto es que no se está ahí para monitorear activamente cómo es que los empleados están haciendo uso de su tiempo. Un software de este tipo puede ayudar a superar el reto.

Al igual que en el caso anterior, existen diversas opciones de plataformas que pueden ayudar con la tarea, algunas diseñadas no solo para registrar cuánto tiempo es que los empleados toman para cada tarea, también para establecer metas en específico y deadlines que se deben cumplir.

Con una plataforma de este tipo se tiene una gran ayuda para asegurar que los colaboradores terminarán sus tareas en tiempo y forma, cosa que no solo es buena para el líder del equipo, también par los empleados y la empresa en general.

• Planea algo de tiempo por teléfono con los colaboradores

En los casos donde el trabajo de forma remota es una práctica recurrente, este es un consejo que vale la pena no perder de vista. La idea general consiste en establecer un tiempo durante el inicio del día para comunicarse con el equipo vía telefónica o incluso por videollamada, esto con el fin de poder revisar las cosas y responder preguntas que hayan surgido. Si bien estos son aspectos que también se pueden tratar vía correo electrónico, debes saber que muchas cosas se pueden perder en la interpretación o no quedar del todo claras. Un líder de un equipo puede encontrarse sumamente ocupado y dase a la tarea de responder a un email con un simple “está bien” y puede que el empleado interprete ese mensaje de forma incorrecta.

Sin embargo, por otra parte, con una llamada se puede escuchar claramente todo lo que se ha dicho y se pueden resolver todos los problemas aún no resueltos.

• Considera las expectativas del equipo

También para casos donde el trabajo remoto sea la norma a seguir, es importante considerar este punto. Dado que no hay oportunidad de acudir a la oficina del jefe para hablar, es importante verificar de forma periódica las cosas con el equipo y ver cómo están yendo todo, es decir, si están bien alineados a los términos y si están logrando sus metas.

Según lo refiere Entrepreneur,  de forma similar al trabajo en una oficina, una oficina virtual debe ofrecer al empleado la oportunidad de crecer. En ese sentido se debe ser claro y saber qué se tiene para ofrecerles y que puedan crecer.

• Lleva a cabo reuniones semanales

Finalmente, y también considerando escenarios enteramente de home office o trabajo remoto, vale la pena realizar reuniones semanales. Los líderes de los equipos deben superar el reto de encontrar la forma de hacer que los empleados se sientan incluidos pese a que se encuentran a diversas distancias de las instalaciones de la compañía.

La solución más efectiva a este punto es realzar reuniones semanales que coincidan bien con los horarios de todos los involucrados. El tener la oportunidad de ver a los colaboradores es una buena forma de mantener y fortalecer la conexión con los empleados que trabajan a distancia.