Recomendaciones para organizar y trabajar con los contenidos digitales 

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Así como hay beneficios importantes que puede aportar la mercadotecnia de contenidos, también existen los fallos que pueden provocarse por múltiples errores o aspectos no considerados, fallos que limitan esos beneficios, como algunos destacados por la firma Marketing & Growth Hacking donde se tiene el no saber qué artículos o temas curar, la consistencia para publicar piezas relevantes de forma regular, ganar tracción con los contenidos de valor o producir materiales de valor en un periodo breve de tiempo. Sin embargo, la buena noticia es que este tipo de retos o problemas se pueden atender, particularmente en este caso con la ayuda de la organización, por ello, en este espacio te vamos a compartir un proceso de tres pasos que será de gran ayuda para trabajar con los contenidos digitales producidos por la marca o empresa.

¿Cómo organizarse y trabajar con los contenidos digitales de forma efectiva?

  • Define lo que tienes

El punto de partida para estar más organizado y trabajar con los contenidos digitales creados para la marca es lograr establecer los materiales con los que se cuenta. Es importante contemplar que cuando decimos que se deben definir hablamos de que se tiene que hacer con gran detalle.

Para el éxito de este punto y todas las recomendaciones siguientes deberas tener una imagen completa de los activos de contenido que ya existen en la organización. Se debe establecer una base de datos de todo lo que se ha creado definiendo quién lo ha creado, para quién se ha creado y cuál es el estado actual de esa pieza. También se debe destacar si el material o los materiales están listos para ser lanzados o si necesitan ser actualizados, o bien, si es necesario descartarlos por completo.

Para poder definir bien los contenidos que se tienen, considera responder a las siguientes preguntas con cada uno de ellos:

¿Quién es la audiencia objetivo?

Como podría entenderse, en este punto hay que responder con los detalles de quién es el objetivo del material, a qué segmento de mercado pertenece o con qué perfil de buyer o marketing persona se alinea. Y como punto adicional, considerar para qué otras audiencias podría aportar valor.

¿A qué productos se alinea el material?

Aquí se tiene que destaca cuáles son esos productos o servicios de la compañía con los que se alinea el material. También se debe definir si el material se trata de una visión corporativa o si es una pieza de contenido específica para un producto o servicio.

¿Es relevante y está actualizado?

Bajo este punto, también útil para organizar y trabajar con los contenidos digitales, debes contemplar objetivamente si el material provee valor a la audiencia o simplemente representa un desperdicio de palabras y espacio en la base de datos. Considera aquí cuándo fue escrito y si es aún preciso para el contexto actual. Si consideras que algunas piezas no son adecuadas, también deberas justificar por qué y qué se necesitaría para ponerlas al día.

¿Es una visión competitiva o una comparativa?

La idea con esta pregunta es definir si las piezas de contenido pueden ayudar a que la empresa compita mejor en el terreno. Aquí vale la pena destacar si ofrece un benchmark que se pueda usar a favor de la compañía para demostrar que los productos o servicios son mejores y aportan mejores resultados.

¿Quién es el dueño original del material?

Para este punto, solo es necesario definir quién lo escribió, qué persona o departamento. Aunque parece simple, este punto puede ayudar mucho al momento de trabajar con los contenidos digitales pues será necesario saber quién lo hizo si se le quiere actualizar.

¿Se tiene el archivo fuente?

Finalmente, para completar este punto poder trabajar con los contenidos digitales de forma más eficiente, es necesario determinar si se cuenta con la fuente de donde salieron todas las piezas creadas hasta el momento. Si la empresa contrató a una agencia o un ente externo para crear los materiales es importante determinar si la empresa es propietaria del archivo fuente, si no es así, se debe considerar si se tiene, como mínimo, el contenido del archivo en un documento de origen.

Para trabajar trabajar con los contenidos digitales  es necesario asegurarse de tener copias impresas de cada categoría organizadas en una carpeta o un conjunto de carpetas para poder ubicar todo después con mayor facilidad.

  • Asigna un estado a cada cosa

Una vez que se tiene una base de datos del contenido existente de la compañía con todos los detalles anteriores definidos, el siguiente punto para organizar y trabajar con los contenidos digitales es fácil, la tarea consiste en simplemente determinar si es contenido utilizable, descartable o que necesita ser actualizado.

La tarea puede tornarse complicada al momento de analizar cada pieza para asignarle una categoría pero debe hacerse. Para poder desarrollarla mejor considera lo siguiente en función de cada categoría:

Utilizables

Literalmente se trata de piezas que mantendrás en tu reserva y utilizaras.

Descartable

Se trata de piezas de contenido por las que ya no se puede hacer nada, es decir, no se les puede actualizar para poder aprovecharlas.

Necesita ser actualizado

Finalmente, en esta categoría hablamos de materiales que necesitan ser renovados para poder sacarles valor y moverlos a la categoría de utilizables.

  • Define lo que te hace falta

Por último, para organizar y trabajar con los contenidos digitales se debe contemplar lo que hay que agregar. Este paso se puede desarrollar una vez que se sabe qué es lo que se tiene y el estado actual de estos materiales, de hecho, a partir de que se adquiere esta información también se sabe qué es lo que no se tiene.

Con las piezas consideradas se debe determinar cómo es que estas ayudarán a cumplir las metas y objetivos listados del negocio, cómo se apalancará cada contenido para satisfacer las necesidades. Aquí es donde la empresa se dará cuenta si su plan está listo para salir adelante o no puede ser implementado bajo las condiciones actuales.