Las hojas de cálculo son un programa tan universal para gestionar información en las empresas que para los Excelholics es difícil pensar en otra forma de trabajar.

Sin embargo, no apostar por otras herramientas creadas específicamente para tareas como la comunicación y seguimiento de clientes puede ser una de las razones por las que tu negocio no alcanza todo su potencial.

“A pesar de que son relativamente amigables y sencillas de usar, también presentan muchos problemas y suponen grandes riesgos para las organizaciones. Si tienes una pequeña empresa o startup, algunos de ellos podrían ser más grandes de lo que crees”, indicó Laura Martinez Molera, senior Marketing Manager de HubSpot Latinoamérica.

En esa línea, la experta profundizó en dichas complicaciones y enumeró cinco motivos para dejar de hacer todo en hojas de cálculo.

El seguimiento es poco eficiente

La hojas de cálculo están diseñadas para ser un repositorio y procesador de datos. En ese sentido, el equipo encargado de llevar la comunicación con clientes encuentra un gran reto que puede convertir sus actividades en un caos. Las limitaciones del formato hacen imposible determinar quién trabaja con qué oportunidad de venta y cuándo, lo que resulta en pasar por alto prospectos e interacciones incompletas.

No permiten automatizar procesos

En los negocios no hay caminos cortos, pero sí rutas más eficientes. Esto cobra aún más relevancia cuando necesitas enfocarte en resultados. Hacer manualmente todos los procesos resta tiempo a los esfuerzos para cerrar más tratos y otras necesidades estratégicas. En ese sentido, monitorizar, enviar correos, registrar contactos y obtener información útil de forma automática es una importante ventaja que estás perdiendo.

Falta de versatilidad

Debido a que las hojas de cálculo no cuentan con herramientas avanzadas, son pocas tus opciones para utilizar mejor la información de tus clientes. En contraste, las plataformas de CRM (Customer Relationship Management), por ejemplo, te dan la posibilidad de hacer llamadas con un clic, grabar conversaciones, contar con un historial de contactos, sincronizar calendarios, enviar correos electrónicos y hasta programar reuniones.

Agravan los márgenes de error

La forma de trabajo de las hojas de cálculo implica que varios usuarios acceden y modifican un solo documento varias veces, además de que crean varias copias con nombres complicados de entre las cuales es muy difícil identificar cuál es la correcta (¿cuántas de ellas no tiene el título de “versión final” u “ok”?). Por ello, las probabilidades de que existan datos imprecisos, se realicen cambios y no se actualicen en otras versiones son muy altas.

Seguridad limitada

La seguridad deficiente no sólo pone en riesgo a tus empleados, sino que expone a tu empresa a demandas o sanciones. Las paqueterías tradicionales no registran mucha información sobre los usuarios ni cuentan con un sistema de protección de datos robusto. Es decir que la persona equivocada podría tomar tu información de negocio y usarla en tu contra o sabotear tus planes de crecimiento.

En el proceso de pasar de las hojas de cálculo a un software más intuitivo, la experta asegura que  las empresas cuentan con diversas opciones que facilitan dar ese paso.

“La tecnología especializada no siempre es costosa, incluso, puede ser gratuita. Hay una gran variedad de apps de finanzas, recursos humanos, gestión de contactos y ventas disponibles en la actualidad, que fueron creadas específicamente en función de las necesidades, así como el presupuesto de las pequeñas empresas”, concluyó.