Según información identificada por la firma Bizzabo, 80 por ciento de los profesionales del marketing consideran que el desarrollo de eventos es crítico para el éxito de la compañía, no obstante, esto no se ve reflejado en los presupuestos que destinan a la actividad pues el mismo reporte señala que solo 28 por ciento de las empresas asignan 20 por ciento de sus presupuestos a la actividad.

¿Por qué no se destinan más recursos?, posiblemente esto se debe a los retos que enfrenta el desarrollo de eventos, según destaca la firma Valoso, algunos de los principales son: la falta de presupuesto, la falta de registros, la poca lealtad a la marca, la organización, generación de ingresos, cambios de último minuto e interpretación de datos.

Superar los retos puede no ser tarea fácil, pero es por ello que a continuación te compartimos algunos elementos que, de acuerdo con Gene Marks, columista para medios como The Guardian, Forbes, Entrepreneur e Inc.,  son necesarios para el éxito de un evento corporativo:

• Definir el éxito

Es recomendable definir un objetivo claro para el evento que se pondrá en marca, esto es necesario para determinar si se ha logrado el éxito o el fracaso. Puede ser que busques generar leads, generar ingresos, formar relaciones, branding o ventas, y por ello debes definir a partir de qué punto ya se ha alcanzado una meta establecida.

• Encontrar a la audiencia

En lugar de construir una audiencia para el evento corporativo, Gene Marks recomienda aprovechar las que ya existen, puede ser que en cualquier parte del mundo se esté generando ya un evento como algún congreso o un trade show así que para facilitar el trabajo puede ser buena idea apalancar estas audiencias, para ello puedes buscar aportar contenidos, patrocino o incluso speakers.

• Elegir al ubicación correcta y el tiempo

Debes considera que no existe un lugar ideal en donde se deba desarrollar un evento, todo depende de la audiencia, solo es importante considerar que se trata de un espacio céntrico, de fácil acceso. Por otra parte, se debe elegir un horario conveniente, según la fuente, el más recomendado es la tarde pues resulta más atractivo para las personas.

• No vender

Por lo general, las personas tratan de evitar los eventos de ventas así que hay que procurar no ser sumamente promocionales. El branding está permitido, no obstante, es más importante aportar contenido técnico, útil e informativo y que sea de ayuda para la audiencia. Si el evento se convierte en un pitch de ventas es posible que las personas terminen molestas.

• Darse tiempo para promover

La conversación previa a los eventos es clave para las empresas, se debe contar con tiempo para hacer correr la voz sobre el mismo. Los eventos pueden ser una buena puerta de entrada para generar contacto con clientes existentes y potenciales.

• Dejar de gastar tanto dinero

Según lo recomienda la fuente, no es necesario echar la casa por la ventana cuando se organiza un evento, lo ideal es mantener las cosas de forma simple para poder desarrollar eventos rentables con más frecuencia y menos estrés para quienes los organizan.

• Involucrar a personas con audiencia

Es ideal asociarse con personas o empresas que estén en el mismo canal que tú y que cuenten ya con una audiencia establecida, esto incluye a los speakers o moderadores. La idea es llegar a esas audiencias y hacer notar lo que tu compañía ofrece.

• Regalos

El uso de incentivos puede ser muy efectivo, las personas aman las cosas gratis así que considera incluir regalos pequeños, como una USB, una agenda, un cargaor o algún otro material POP.

• Contenido

Finalmente, considera aprovechar todo el trabajo que realizarás para generar contenidos, puedes grabar todo el evento y después compartirlo en YouTube o Facebook como clips más digeribles para los siguientes meses, puedes transmitirlo en vivo o incluso generar entrevistas con los asistentes.