Qué hacer y qué NO al momento de escribir un correo electrónico de negocios

Correo electrónico: 5 prácticas indispensables para gestionar listas de correos
Imagen: Bigstock

Pocas cosas pueden empañar una marca profesional en tal magnitud como un correo electrónico mal escrito. A diferencia de otro tipo de plataformas, los emails no permiten anular el envío. Por lo tanto, el hecho de darle clic en el botón de “enviar” puede ser la diferencia entre un intercambio de negocios exitoso y un posible conflicto de interés en entre lo que se dice.

Incluso, los correos electrónicos mal escritos pueden significar un parteaguas completo entre modificar el panorama de acción entre compañeros de trabajo. De acuerdo con datos recuperados por Statista, hace aproximadamente cinco años se enviaron y recibieron cerca de 196,300 millones de correos electrónicos cada día. A finales de la década, se espera que esta cifra aumente hasta los 236,500 millones a finales de la década.

Por lo tanto, su importancia se sigue demostrando en la actualidad. Al contrario de lo que se pueda pensar, estos resultados indican que solamente está creciendo el segmento, por lo que no se puede omitir. Recordar algunas “reglas de etiqueta” incluso al momento de redactar emails puede ser una forma de triunfar por medio del implemento de correos electrónicos comerciales.

Qué hacer y qué NO al momento de escribir un correo electrónico de negocios

LO QUE SÍ

Prestar atención a la línea de asunto

Por medio de una línea “de asunto” clara y concisa, que refleje el cuerpo del correo electrónico. Evita utilizar “Hola” o “FYI”, y  sobre todo, no se tiene que quedar en blanco.

Utilizar un saludo adecuado

“Hola” comunica una falta de profesionalidad y madurez. Comience su correo electrónico con frases como “Buenos días”, “Buenas tardes”. Además, a manera de complemento, se puede combinar con otras frases que se usan con frecuencia en el ámbito internacional.

 Introducción

La mejor práctica es que el remitente se presente por su nombre y apellido con información de antecedentes en las primeras líneas. Por ejemplo, “Estimada Sra. Mandell: Me llamo Sharon Schweitzer, fundadora de Access to Culture; Me remitieron a usted por … “.

Conoce la cultura

Al enviar correos electrónicos a las personas, el hecho de mostrar una introducción es un protocolo adecuado y una mejor práctica para investigar costumbres. Finalmente, se tiene que considerar que los correos electrónicos fríos se ignoran, eliminan, bloquean y/o marcan como basura.

Responder convenientemente y a tiempo

Responder dentro de las primeras 24 horas es una cortesía común. Dejar a alguien “colgado” por más tiempo no solo se percibe como un insulto, sino que, a la larga podría, costarle el negocio, ya que se tomará como una omisión. En cambio, si involuntariamente mantienes a alguien esperando por más de 24 horas o surgieron circunstancias atenuantes, se puede explicar de manera cortés la situación por medio de otro correo electrónico, además de que se pueden ofrecer disculpas.

Proteger la privacidad

El correo electrónico es público. Aunque se puede eliminar, los servicios en línea y los programas de software pueden acceder a los mensajes almacenados en el disco duro. Antes de hacer clic en “enviar”, considera qué puede suceder si algún colega de tu trabajo, con la persona con quien haces negocios, un competidor o cualquier destinatario no deseado lee el contenido del correo electrónico.

Hacer correcciones

Comprueba la ortografía y los errores gramaticales que tiene el contenido del correo. Estos errores hacen que parezca poco profesional y reducirá la posibilidad de que se tome en serio. Considera que la plataforma y software ya incluye muchas herramientas (corrector ortográfico), aprender a utilizarla y aprovéchala.

LO QUE NO

No incluyas humor y sarcasmo

Los correos electrónicos pueden ser malinterpretados fácilmente a través de texto sin tener un contexto. El humor es específico de la cultura en la que se desarrolle un previsto. Evitar este tipo de tópicos hace que el destinatario puede sentirse confundido o, lo que es peor, ofendido.

No revisar los archivos adjuntos

Cuando se adjunta un archivo, tal como se hace en otro tipo de contenido, tomarse unos segundos adicionales para ajustarlo y delegarlo en el cuerpo del correo electrónico es lo más ideal. Esto muestra consideración para el destinatario, al ahorrarles tiempo y riesgo al abrir archivos adjuntos que no correspondían.

No tienes que “Responder a todos”

Evitar utilizar “Responder a todos” es lo mejor (a menos que todos necesiten saberlo). Cuando el asistente administrativo del correo electrónico envía un correo electrónico a 10 miembros del personal que solicitan voluntarios para un proyecto, se tiene que responder al administrador, no a los otros miembros del correo.

No utilizar Emojis

Esos pequeños y sonrientes iconos son para mensajes de texto. Por algo se hicieron para esta plataforma de comunicación. Su utilidad en email es inapropiada y poco profesional, sobre todo cuando se está haciendo una relación de negocios. Los emojis pueden desviar la atención principal del correo electrónico: la seriedad. Además, de manera frecuente, el filtro de la plataforma lo dictamina como spam y lo manda al buzón de correo no deseado.

No seas negativo

Es inapropiado enviar comentarios negativos. Por ejemplo, cuando se escribe en letras mayúsculas connota ira y enojo. Estos mensajes antagónicos causan incomodidad, por lo que si es enviado, será incomodo en un futuro. Si debes transmitir malas noticias, utiliza palabras objetivas e indica los hechos, la razón por la que tienes esa perspectiva.

No olvides la conversación más cerca

Si no informas al destinatario que no se necesita una respuesta, el ciclo del correo electrónico continúa a perpetuidad. Cierra con “No es necesario responder”, “Gracias nuevamente”, “Nos vemos en la próxima reunión” u otra frase apropiada.