La organización de eventos, un viaje en el tiempo

¿Habías imaginado la posibilidad de viajar en el tiempo?, un Meeting Planner lo hace todo el tiempo: vives el presente, piensas en el futuro y trabajas pensando en el pasado.

Este mix no es exclusivo de nuestra profesión, en realidad, esta aventura forma parte del día a día de todas las personas; al vivir experiencias, preocupándonos y ocupándonos por lograr construir un mejor futuro basado en aprendizajes de prácticas pasadas. Tratamos de mejorar cada día y lo logramos haciendo una evaluación de los errores y aciertos para evitar replicar las acciones que no generan beneficios.

Ser responsable de la organización de eventos corporativos requiere de una evaluación constante: a nivel personal, equipo de trabajo, proveedores, planeación, ejecución y resultados en cada encuentro, con el objetivo de hacer mejores eventos con base en un diagnóstico general.

Cierto es que esta profesión es muy demandante; todos hemos escuchado la frase: “ojalá el día tuviera 25 horas”; es una realidad que el tiempo no alcanza. Se trata de una situación apremiante, que como organizadores debe ocuparnos en lugar de preocuparnos. El descanso es vital, un adulto debe dormir por lo menos 6 horas diarias para tener energía, claridad y fuerza para poder desempeñarse de la mejor manera y cumplir con todos los compromisos y retos personales y profesionales.

Hay ocasiones en las que verdaderamente sentimos que el tiempo no es suficiente para lograr un evento perfecto, por tal motivo, es recomendable que hagas una perfecta planeación, con el fin de tener espacio para cada una de las etapas que requiere producir un evento célebre. Mi recomendación es que el día del encuentro puedas estar listo con todos los elementos 1 o 2 horas antes del inicio, esto le dará confianza a tu cliente, habrá oportunidad para ensayar y al momento de recibir a los invitados todos estarán tranquilos; trabajar en una atmósfera relajada promueve el éxito, además, en caso de que se suscite imprevisto, será mucho más sencillo resolverlo porque toda tu energía y concentración estarán enfocadas en la solución.

Además de viajar en el pasado para tomar decisiones e implementar acciones en el presente para un mejor futuro en cada evento, es imperativo que vivas.  Sí, muchas veces nos concentramos tanto en nuestras obligaciones profesionales, que le restamos importancia a vivir. Date tiempo para disfrutar a tu familia, convive con tus amigos, invierte en tus hobbies, disfruta cada momento; aprende a confiar en tu equipo de trabajo y a delegar responsabilidades para darte permiso y tiempo de disfrutar la vida. Como meeting planner es muy fácil caer en el concepto de “workaholic”, para nosotros en ocasiones se convierte en una necesidad el hacer todo en nombre de todos porque creemos que sólo así lograremos la perfección; es dañino pensar de esta manera, te aseguro que si estas rodeado y apoyado por un verdadero equipo integrado por personas responsables, comprometidas, profesionales y dispuestas a ayudar, cada evento será exitoso.

No te restes tiempo para vivir, aprende a aprovechar ese viaje en el tiempo.