Como organizador profesional de eventos corporativos, siempre vas a estar al pendiente del éxito de tu evento.
El incremento y la presencia de tecnología especial para eventos ha tenido como resultado un aumento en la importancia del Big Data, lo que se refiere a macro-datos que se plasman en una cantidad de datos tal que supera la capacidad del software convencional para ser capturados, administrados y procesados en un tiempo razonable. Hay que considerar que el volumen de los datos masivos crece constantemente. También se conoce como inteligencia de datos.
Con buenas estrategias de búsquedas, mediciones y análisis, los profesionales en eventos pueden comprobar de manera confiable el ROI y dirigir el punto de satisfacción de los asistentes con la ayuda del Big Data. Los organizadores de eventos pueden adquirir ideas gracias al Big Data de manera que puedan dar forma al éxito de su evento y al mismo tiempo darle mayor difusión de manera más sencilla.
Es indispensable considerar que los asistentes definen el éxito de los eventos cuando sus expectativas han sido cubiertas o superadas. En otras palabras: Los asistentes felices contribuyen al éxito del evento. Por lo tanto, los organizadores deben de colocar a los asistentes como centro del evento desde la etapa de la planeación.
He mencionado en columnas anteriores lo importante que es crear experiencias, y en esta ocasión, aprovecho para reforzar este mensaje: los asistentes hoy en día no buscan solamente ir a un evento, sino vivir una experiencia distinta y memorable. Para lograrlo es elemental tomar en cuenta la personalización, y sin duda la tecnología es una poderosa herramienta para que lo podamos lograr ya que permite que los asistentes participen de manera interactiva a través de apps, realidad virtual, interacción con los conferencistas a través de sus dispositivos y relacionamiento con otros asistentes. La tecnología nos permite crear experiencias “hechas a la medida” y aún mejor, nos permite también recibir retroalimentación directa de nuestra audiencia.
Es un hecho que con la recolección de información en tiempo real, los organizadores de eventos ya no tienen que “adivinar” las causas de ciertos comportamientos del público. Por el contrario, ahora tienen la posibilidad de tener datos específicos que les permitan tomar mejores decisiones y ajustar cambios de manera adecuada. Ya no son tan abstractas las siguientes preguntas: ¿Por qué los asistentes no ponen atención suficiente a los contenidos? ¿Por qué los asistentes no responden de manera efectiva a ciertos incentivos? ¿Cuál es el mejor lugar y momento de presentar una sorpresa? Los datos masivos son capaces de proporcionar respuestas a estas interrogantes. Como organizador, en vez de paralizarte por el miedo cuando algo se sale de control, puedes observar y hacer ajustes en tiempo real con base en Big Data, lo cual servirá para cubrir tus necesidades y satisfacer las demandas de los asistentes y del cliente.
Otros datos vitales que un organizador de eventos necesita saber es la ubicación de los asistentes dentro del evento y sobre todo, tiene que saber las razones por la que los asistentes están en el evento. Detectar la densidad de la multitud te ayuda a identificar cuáles pueden ser tus cuellos de botella en la entrada, las salidas, los stands, los módulos de información, entre otros, y actuar de manera efectiva, mejorando las experiencias, evitando confusiones y acortando tiempos de espera para las diversas actividades que se ofrecen en el evento.
El Big Data también ayuda a mejorar la logística de transportación aérea y terrestre de los invitados, en casos que este tema aplique. En eventos más pequeños el Big Data, incluso puede ayudar en cuestiones de salud, ya que puede proporcionar información tan segmentada como si algunos de los asistentes son alérgicos a algunos alimentos.
En resumen, todas las habilidades que conforman a un buen organizador de evento aunadas a la tendencia del Big Data en la industria de los eventos y a la par de las tecnologías emergentes, les permite enfocarse en el elemento clave: “los asistentes”. Gracias al Big Data, los participantes se ven beneficiados al tener un sentimiento de personalización en el evento. Los organizadores refuerzan sus capacidades de planeación, ya que son capaces de saber qué les gustará a los asistentes porque los entienden y conocen mucho mejor y además, adquieren la habilidad de realizar ajustes en tiempo real en caso de ser necesario y recolectar retroalimentación significativa; y por supuesto, los clientes se benefician al comprobar que los eventos van más allá de una reunión, los eventos son generadores de negocios.
