Las relaciones públicas son un área que hace una labor titánica para conectar a las marcas, empresas y organizaciones con la gente, tanto a su interior como exterior. Sus actividades se han ido especializando y expandiendo, ya no sólo consisten en la creación de eventos, el diseño de mensajes o generar información para los medios.

Hoy la transformación de las agencias de relaciones públicas las convierte en socios estratégicos de las marcas. La relevancia crece, sólo en México, para el cierre de 2017 la inversión en este sector alcanzaría los 3 mil 546 millones de pesos, de acuerdo con resultados del Estudio Anual de Inversión en Medios 2017 de Merca2.0.

Un evento clave para que la labor de los RP se vea reflejado y tenga resultados tangibles es posicionar sus marcas es a través de los boletines. Estos son elementos de gran utilidad para las agencias, periodistas, medios de comunicación y hasta para los consumidores.

La relevancia o utilidad de este documento tendrá potencial sólo si cumple con los elementos básicos para que conecten con la gente y no terminen como correos no abiertos o en la bandeja de basura. Te decimos 7 pasos que tu boletín debe cumplir:

1. Razón para enviar un boletín

Si bien los boletines son un recurso indispensable en las tareas del las agencias de relaciones públicas y de las marcas mismas, también es cierto que para que tenga mayores probabilidades de éxito debe tener una razón que sustente dicho mensaje. Por eso, antes de enviar uno debes pensar en el por qué, si es relevante el contenido, a quién lo voy a dirigir (tipo de medio), y si es el tono adecuado.

2. Título

Esto es clave para que el destinatario sepa de qué le están hablando pero, igualmente debe generar alguna expectativa, es decir, provocar ganas de seguir leyendo. De tal forma debe ser breve, creativo, claro y directo.

3. El primer párrafo

La creatividad es muy importante, si no es atractivo el contenido nadie te leerá. Pero, más aún importante es ser informativo, es decir, que responda en su primer párrafo el qué, quién, cómo, cuándo y dónde, y que su estructura sea como una nota informativa.

4. Extensión

En este caso el tamaño importa y, si es muy largo tendrá pocas posibilidades de que lean toda la información que compartes. Debes informar pero sin que esto se convierta en un anuncio o comercial. Proporciona datos de tu industria o sector, y otras referencias que hagan equilibrio con la información de tu marca. Es muy importante, hazlo simple, corto pero informativo y apuesta por la creatividad para generar match.

5. Gráficos

No sólo mandes textos, añade al menos una imagen ilustrativa de lo que estás hablando e incluso puedes utilizar otros recursos como gráficas o videos. Ojo, tampoco se trata de saturar.

6. Timing

Elige el momento exacto, no quemes información clave que esperes que se posicione de manera orgánica, pero tampoco la mandes mucho tiempo después, pues ya no será relevante para el receptor ya que lo tendrá al alcance en otros medios.

7. Fuentes

Elige bien las fuentes a las que lo ves a enviar, de poco o nada te sirve enviarle un boletín de tecnología a medios especializados en gastronomía o retail. También sé cordial sin rayar en demasiada formalidad.