¿Cómo le hacen las agencias para financiar los eventos?

Una vez que como agencia ganaste el pitch de la producción de un evento corporativo, es momento de controlar la emoción y la adrenalina que esta grata sensación genera y “poner manos a la obra” y “concentración absoluta” para conseguir hacer realidad las ideas creativas y el sueño que vendiste a tu cliente.

El negocio de organización de eventos ha dado un sustancial giro financiero; objetivamente, si como director de una agencia estás decidido a que tu empresa crezca de manera sana y estable, tienes que contar con los recursos económicos necesarios para poder financiar los gastos que surjan hasta ya que normalmente, las condiciones de pago de los clientes varían entre 60, 90 o hasta 180 días hábiles después de haber ingresado tu factura. Es una situación compleja y desafortunadamente una de las causas por las que muchos quiebran.

La realidad es que, si un Meeting Planner no cuenta con los recursos financieros, talento humano y la infraestructura necesaria para poder apalancarse, puedo aseverar que le sería casi imposible crecer y ganar concursos de grandes proyectos y cuentas corporativas importantes.

Además, hay que tomar en cuenta que los proveedores: hoteles, centros de congresos, catering, escenografía, burós de speakers, etc. exigen el pago total del servicio antes de que se lleve a cabo o, en el mejor de los casos, los contratos exigen el 50% como anticipo. Por lo que definitivamente más allá de tener pasión, ideas singulares, y gran carisma los Metting Planners tenemos que tener habilidades y apoyos internos y externos para cuidar minuciosamente de la administración de nuestros propios negocios.

Una de mis sugerencias es que cualquier servicio que contrates sea respaldado por escrito, de preferencia mediante un contrato o carta convenio; al igual que los servicios de colaboración que ofreces a tu cliente; esto contribuye a asegurar el cumplimiento en tiempo y forma por parte de los proveedores y ayudará a que estés más seguro y te sientas mucho más tranquilo. Te recomiendo que te protejas y que en cada acuerdo se establezcan los tiempos de pago, donde, idealmente, el plazo máximo de pago sea de 90 días.

En ocasiones en necesario contratar a un asesor financiero que logre estrategias inteligentes y efectivas con los recursos para que tu negocio pueda mantenerse y crecer. Vale la pena que inviertas en servicios de un experto para que tus finanzas sean sanas.

Existen opciones que te pueden ayudar a soportar de mejor manera los gastos generados de la organización de un evento como: venta anticipada de boletos en caso de que sea B2C, venta de merchandising, sponsors y espacios comerciales para expositores.

Es indiscutible que el financiamiento de los eventos corporativos es una situación delicada por lo que te recomiendo no pensar y mucho menos aplicar la frase “si ganaste, ya la hiciste”, ya que podría llevar a tu agencia a la quiebra por cuestiones monetarias.

Algunos tips que te puedo compartir son:

  • Tener un asesor financiero
  • Contar con líneas de crédito revolventes
  • Tener una buena relación con los proveedores y saber negociar con ellos
  • Hablar claramente con tu cliente sobre la posibilidad de que te pague un porcentaje como anticipo, lo cual te ayudaría ampliamente para operar; lleguen a buenos términos en los esquemas de pago

Finalmente, son más las agencias de organización de eventos que surgen en comparación con las que logran perdurar, por lo que aconsejo que confíes en ti, pero que nunca confíes de más: sería un gran error. Esfuérzate por dar lo mejor de ti y de todo tu equipo de trabajo en cada evento y recuerda la importancia de ser un buen administrador. ¡Disfruta; ponle la atención debida a los números y “arranca“ para lograr plasmar y materializar de manera responsable las metas esperadas!