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Así evoluciona la manera de trabajar en los consejos de administración

Los consejos de administración deben ser el espacio en donde se define la estrategia, se discuten y resuelven los grandes temas de la empresa.

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consejo de administración

Con la era digital en su pico más alto, la ciberseguridad se ha convertido en tema de suma importancia, ya que es la solución ante un problema de vulnerabilidad presente en una sociedad globalizada.

Uno de los signos de debilidad funcional de las empresas en México es la falta de operación del órgano de conducción, como el consejo de administración, que sólo tienen establecido 45 por ciento de las empresas a nivel nacional, considerando negocios de todos los tamaños; en el grupo restante debe entenderse que la función es ocupada por el llamado administrador único, según los resultados del estudio Empresas Familiares en México 2013, de KPMG.

Tanto usuarios de distintas plataformas tecnológicas, a nivel personal como empresarial, se encuentran en desventaja y expuestos a ataques que permiten el acceso a información sensible y/o confidencial.

Esto es mucho más delicado cuando se trata de empresas o instituciones que manejan información monetaria y que se convierten en referentes o iconos de confianza y estabilidad.

Los consejos de administración deben ser el espacio en donde se define la estrategia, se discuten y resuelven los grandes temas de la empresa, el futuro, las inversiones, incluso el nombramiento y remoción de los directores y gerentes. No es necesario dotarlo de un aparato burocrático.

¿La tecnología, es una aliciente?

Un ejemplo de esta evolución, que han seguido diferentes consejos directivos, esta el Nacional Monte de Piedad, el cual desde 2015 implementó una herramienta tecnológica debido a los grandes retos que presenta su manejo de información.

“Hasta hace pocos años manejábamos volúmenes inimaginables de papel, entre 7 mil 500 y 10 mil hojas, que todos los meses debían imprimirse para entregar a los miembros del patronato y de los cinco comités, de cinco integrantes en promedio, que forman parte del gobierno corporativo” indicó Pedro Romero de Terreros Gómez Morín, patrono secretario desde 2010 en Nacional Monte de Piedad.

El camino de la institución para llegar a la digitalización de sus consejos no fue sencillo. Antes, utilizaron un servicio que les ofrecía mantenimiento y soporte muy limitado, esto hasta darse cuenta que los miembros de los consejos del patronato no podían acceder a la información guardada en la aplicación en formato electrónico.

La tecnología ha servido a consejos de administración desde 2001. La adaptación a la aplicación fue bastante rápida y, contrario a lo esperado, va más allá de habilidades nativas con la tecnología ya que no se trata de una cuestión de edad o generacional.

“Gracias a la amigable interfase y a la capacitación remota que recibieron, no hubo ningún problema de adaptación por parte de ninguno de los miembros del patronato, que cuenta con algunos miembros de entre 75 y 80 años. La mayoría no tardó más de 15 a 20 minutos en empezar a utilizar la aplicación”, recalca Romero de Terreros. 

Además de considerar el valor digital que viene implícito con este tipo de tecnología, no hay que olvidar el factor sustentable, destacando que las reuniones se convierten en sesiones paperless, donde cada participante trae consigo su dispositivo durante la reunión y, mientras se revisa la información, la presentación se realizar con un proyector convencional.

Los usuarios pueden hacer anotaciones en el sistema y cuando se actualiza la aplicación todos cuentan con la misma información de manera instantánea. Uno de los beneficios que proporciona el servicio es poder acceder a información y resoluciones de hace dos, tres, cinco años y que pueden encontrarse fácilmente. El espacio de  almacenamiento es ilimitado.

“Para nosotros hoy en día es una forma más sencilla de distribuir y controlar información ya que se encuentra encriptada y confiamos que contrario a otros servicios.

Algo que destaca del uso de herramientas tecnológicas es que las distintas soluciones en el mercado se muestran tan intuitivas que se manejan como un libro, ya que el portal brindan acceso instantáneo y actualizado del material de las reuniones y de fuentes relacionadas, combinándolo con la habilidad para compartir notas, votar, y acceder de forma segura a la aplicación ya sea en línea o sin conexión.

Según la clasificación de pequeñas empresas hecha por la Secretaría de Economía, una microempresa es aquella que tiene entre uno y 10 empleados; las pequeñas tienen de 11 a 50 empleados mientras una mediana tiene de 51 a 250 colaboradores.

Con base en esas cifras, una organización podría implementar un consejo de administración desde que es micro y pequeña.

Conforme crece la organización, puede conformar un consejo más completo, pues idealmente debe tener tres tipos de integrantes: consejeros patrimoniales (dueños), relacionados (tiene alguna relación en la operación de la empresa) y los independientes (no son empleados ni clientes ni proveedores).

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