Ejecutar una estrategia de marketing de contenido es una tarea complicada; sin embargo, cuando se combinan los esfuerzos de un equipo bien administrado, los resultados pueden ser más que satisfactorios. Este desafío está basado en la coordinación, para ello, cada colaborador tiene prioridades conflictivas así como un estilo propio y único.

Por lo que, para mantener a todos en el mismo barco, señala Social Media Today, indica que es necesario un calendario editorial. Este documento que comunica lo que planea publicar, cuándo lo publicará y quién manejará cada componente; no obstante, este mecanismo también puede ayudar a aclarar el propósito de cada contenido y a mejorar la colaboración dentro de tu equipo de trabajo.

De tal modo que a continuación te presentamos cinco formas de crear un calendario editorial, sus pros y sus contras de cada enfoque.

1. Uso de una hoja de cálculo como calendario editorial.

Las hojas de cálculo son ideales para múltiples tareas organizativas, y esto incluye los calendarios; cualquier persona con una computadora y con acceso a algún tipo de hoja de cálculo, y mientras se mantenga simple, la mayoría de las ocasiones de las personas se sienten cómodos utilizando sólo una.

Este recurso, señala Social Media Today, es recomendable para aquellos equipos de contenido que publican una o dos veces por semana o menos; y es que resulta útil configurarlos en un entorno común (Google Docs o OneDrive) para que puedan ser compartidos.

Dentro de los pros de este tipo de herramientas sobresalen que la mayoría de las personas tienen acceso y se sienten cómodos al usar una hoja de cálculo simple, es simple de configurar, además de tener pocas limitaciones. Mientras que en las contras es que las hojas de cálculo requieren mantenimiento manual. Sí tu equipo completo no se compromete al uso, se volverá en un problema.

Además de que tiene una escalabilidad limitada. Las hojas también pueden volverse difíciles de manejar si se aumenta la frecuencia de publicación. Al tiempo que los permisos deben administrarse cuidadosamente para evitar cambios no deseados.

2. Construye un calendario editorial con Google Calendar.

El uso del Calendario de Google es recomendable ya que es gratuito, familiar y fácil de usar; aquellos que lo usan el conjunto de herramientas del motor de búsqueda encontrarán bastante natural integrar esta opción en el flujo de trabajo, además de que también se recomienda para equipos de trabajo con flujos bajos de publicación.

No obstante, en caso de que tu equipo no use Google Calender, es posible que no estén dispuestos a comenzar ahora; otro factor a considerar es la escabilidad limitada; usar esta herramienta para administrar tu proceso editorial puede volverse engorroso si aumenta la frecuencia de publicación.

De igual forma las capacidades de colaboración limitada; los flujos de trabajo editoriales complejos se beneficiarán de una herramienta más sólida.

3. Integrar un calendario editorial en tareas o herramientas de gestión de proyectos.

Si tu equipo ya usa una solución de productividad, es posible que puedas crear un calendario editorial directamente en tu herramienta ya existente. Esta es una excelente opción cuando varios miembros del equipo trabajan en cada parte del contenido, la solución adecuada puede ayudarte a administrar este flujo de trabajo y mantener a todos informados.

Existen muchas herramientas similares, pero Asana sobresale ya que ayuda a organizar el trabajo en proyectos y las tareas individuales relacionadas con cada proyecto.

Como parte de las ventajas de utilizar este programa como calendario editorial está que se puede crear directamente en tu flujo de trabajo de administración de tareas existentes; además de que esto impide la necesidad de hacer malabarismos con documentos o administrar un complicado proceso de adopción de soluciones.

De igual forma, las funciones de colaboración facilitan la comunicación del estado de las piezas individuales de contenido y sus tareas asociadas. En tanto, las funciones premium agregan una funcionalidad de administración de proyectos rica que mejora la utilidad de la herramienta.

Al tiempo que entre las contras, dice Social Media Today, es que en caso de que no se haya usado por tu equipo de trabajo, deberás de pasar un proceso de adopción. La mayoría de las herramientas de productividad fueron diseñadas para administrar una amplía variedad de proyectos y tareas, lo que significa que puede carecer de características de particular interés para los administradores de contenido.

4. Usar Airtable como un calendario editorial.

Las hojas de cálculo así como las listas de tareas colaborativas son perfectas para gestionar las necesidades de contenido de un equipo pequeño, sin embargo, es posible que se necesite una solución de calendario editorial más sólida a medida que tu programa madura; por lo que Airtable es una buena opción para aquellos que gustan de usar hojas de cálculo pero que necesitan algo más.

Airtable es una aplicación basada en la nube que ofrece la funcionalidad profunda y los aspectos relacionales de una base de datos en un formato de hoja de cálculo visualmente atractivo. La herramienta le permite colaborar con los miembros del equipo, adjuntar archivos y segmentar datos; una versión básica está disponible de forma gratuita.

Las ventajas que otorga este programa son: capacidades de colaboración superiores en comparación con las hojas de cálculo; además de que proporciona una sólida funcionalidad de base de datos relacional, combinada con formas fáciles de ver y ordenar los datos, así como integraciones con muchas aplicaciones populares, lo que hace más fácil de construir soluciones en el flujo de trabajo.

Mientras que las desventajas son especialmente complicadas para quienes no están familiarizados con las bases de datos. Y es que al no ser común, puede encontrarse resistencia, incluso los usuarios avanzados en hojas de cálculo pueden esperar cierta funcionalidad que aún no está disponible.

Otro punto en contra es que esta solución no fue diseñada específicamente para los especialistas del marketing. Las características centradas en la comercialización están presentes, pero no son necesariamente una prioridad.

5. Adoptar CoSchedule como calendario editorial.

CoSchedule es una herramienta de planificación así como ejecución de contenido diseñada para los especialistas del marketing, ya que puede usarse para crear un calendario editorial para todos tus contenidos y campañas, mientras que también puede usarse para trabajar con colaboradores y programar publicaciones en redes sociales.

La firma ofrece una amplía gama de opciones de precios: las capacidades básicas para bloggers arrancan desde los 40 dólares por mes, al tiempo que la versión más avanzada de funcionalidad (empresas) es de 1,200 dólares al mes.

Como parte de las ventajas de esta herramienta son que está diseñado para los vendedores, es útil para administrar todo tipo de contenido: blogs, recursos, contenido en redes sociales, entre otros. Asimismo, maneja todo el proceso de producción de contenido, desde la planeación hasta la publicación y promoción.

Al tiempo que los puntos en contra de CoSchedule es que si se refiere a contenido es genial; sin embargo, no se adapta a la necesidad de administrar otros tipos de tareas, en tanto, los datos de Analytics se limitan al impacto de las publicaciones sociales. El formato de calendario es la única opción para ver tu plan, no puedes convertirlo a un formulario de lista.

Mientras que la información del calendario reside en la herramienta; y no se puede extraer para un análisis posterior, ejemplo de ello es que sí se desea realizar una auditoría de contenido, deberás crear un inventario de tu contenido por separado.