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5 estrategias para mejorar tu productividad diaria

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Estamos rodeados de tecnología, no hay la menor duda. Si eres un profesional los gadgets son parte de tu vida diaria, esto no sucedió de la noche a la mañana.

Por Alvaro Rattinger
twitter @varu28

Estamos rodeados de tecnología, no hay la menor duda. Si eres un profesional, ama de casa o estudiante los gadgets son parte de tu vida diaria, esto no sucedió de la noche a la mañana, comenzó con la entrada de televisiones en los hogares y refrigeradores en las cocinas. Me parece que en América Latina existe todavía una resistencia a la idea, probablemente por la pobreza (injusta e indignante) que existe en los países de la región; sin embargo, no significa que las clases menos privilegiadas carezcan de relación con la tecnología, sólo implica que es menor.

Hoy el correcto manejo de las plataformas digitales puede hacer o romper a un profesional. La cantidad de estímulos que recibimos al estar frente a un smartphone, tablet o computadora es increíble, entre el email, redes sociales y actualizaciones al sistema tenemos para perder la concentración cada 5 minutos. Hay muchas herramientas para administrar y recibir más notificaciones, pero hay pocas enfocadas en disminuir las distracciones.

Con esto en mente les comparto 5 estrategias que considero pueden ayudar a cualquier profesional, pero en particular a los que se desempeñan en marketing para mejorar su desempeño digital.

1. Una hora al día para leer emails

Los mensajes de correo electrónico son la mejor manera para comunicarse en la actualidad, son parte de un sistema estable y confiable de comunicación. Sin embargo, no son los más eficientes en términos de asignación de tiempo. Hace dos décadas, si se deseaba comunicar algo importante, se acostumbraba enviar una carta por correo o se hacía una llamada telefónica, el costo en tiempo y dinero era mucho mayor al email. Es por esto que se envían muchos correos con poco cuidado y se ignora el tiempo que roban al interlocutor.

Mi estrategia es revisar el correo una vez por la mañana y una en la tarde, además tengo un buzón de direcciones prioritarias que ayudan a filtrar a personas que en realidad requieren una respuesta inmediata. La suma de las dos estrategias ayuda a no invertir tiempo en mensajes que no son urgentes.

2. Apps más especializadas

Es costumbre de los consumidores responsables revisar la etiqueta de nutrientes antes de comprar un alimento. La lógica es simple, verifica lo que vas a meter a tu cuerpo. Me parece que el mismo principio aplica en la selección de aplicaciones para tu teléfono, tablet o computadora. Un ejemplo es iA Writer, esta aplicación existe para el único propósito de escribir textos, en lo personal la encuentro maravillosa al grado de escribir mi libro en ella. Lo que la hace especial es la capacidad de eliminar todo elemento innecesario, no hay tipografías, mensajes ni herramientas complejas. Otro ejemplo es Sparrow una aplicación para manejo eficiente de emails con la misma filosofía (comprada recientemente por Google).

Debemos comenzar a revisar que tipo de app necesitamos, entre más funciones, más distracciones ¿recuerdan el clip animado de microsoft word?

3. Bloquea notificaciones

Hay la incorrecta idea que al tener más notificaciones seremos mejores en nuestro trabajo, al recibir información al instante se podría (en potencia) contestar más y mejor a nuestros colaboradores. Totalmente falso, entre más notificaciones recibimos menos sensibles somos, ¿cuántas veces han visto su buzón de notificaciones lleno sin acción alguna?

Apagar el sistema de notificaciones nos ayuda a revisar nuestras tareas con mayor detenimiento y ser responsables de lo que debemos cumplir. En lo personal evito revisar correos de voz. Creo que es mucho mejor devolver la llamada si vemos que fallamos al contestar, de esa manera no me confío en que los que me han buscado ya están atendidos, un buzón de voz no debería ser considerado atención personal.

4. Usa dashboards

Otra forma de ser más eficiente en el campo digital es agrupar toda la información en un solo lugar. El objetivo es entregar la información de un solo golpe y de manera muy eficiente. Hay muchas empresas que ofrecen este servicio, en lo personal prefiero utilizar Geckoboard, con esta herramienta puedes agregar tus ventas en paypal, visitas de Google Analytics, Seguidores en twitter y Facebook en una sola pantalla.

Los dashboards tienen otra importante ventaja, son ideales para compartir con el equipo, con ellos es posible hacer que la conversación y objetivos de marketing sean homogéneos.

5. Delega digitalmente

Mi último consejo es aprovechar la tecnología digital para delegar tareas, ejemplos hay muchos pero entre los más importantes encuentro las redes sociales y los emails. Es costumbre de muchos contestar todos los correos de atención de su sitio, en realidad resulta práctico asignarlos dependiendo del tema o persona que requiera atención, es decir, si se trata de una devolución el email debería dirigirse automáticamente a dicho departamento y sólo notificar al director para estar enterado.

Lo mismo sucede en redes sociales, con la contratación de un CRM de Social Media es posible asignar contestaciones a distintos miembros de un equipo, descargando la responsabilidad en más de una persona.

Espero que estas 5 estrategias los ayuden a tener un mejor control de su tiempo en el espacio digital, si hay alguna nueva, no duden en dejarme un comentario en el sitio y la cubrimos en la próxima columna.

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