5 aspectos que cualquier equipo de RP debe considerar antes de organizar un evento

Internacional. Una de las claves del éxito comercial de las marcas en el lanzamiento de sus productos es el trabajo que logran realizar con sus agencias de relaciones públicas. La buena comunicación y coordinación generada por este equipo de profesionales a la hora de organizar un evento, hacen la diferencia entre lograr experiencias creativas para los consumidores o fracasar miserablemente en el intento.

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Aquí te presentamos 5 aspectos indispensables que debes tomar en cuenta para tener un evento aceptable:

1.- La capacidad y condiciones del lugar

Muchas empresas intentan salirse de los esquemas convencionales y tratar de buscar espacios alternativos para realizar eventos especiales. Sin embargo, antes de ponerse muy creativos, los equipos tienen que considerar fríamente la capacidad y condiciones de los lugares en donde pueden realizarse los encuentros. Nunca es buena idea -por tratar de reducir los costos- elegir un hotel o restaurante que no cuenta con las instalaciones apropiadas para la magnitud de nuestro evento.

2.- Número de asistentes

En ocasiones los equipos pierden la noción del número de personas que pueden recibir, generando con esto una falta de comunicación que el día del evento se va a traducir en personas de pie y enojadas o auditorios espectaculares a media capacidad. La confirmación de los asistentes y una aclaración sobre el cupo es indispensable en los comunicados.

3.- Relevancia del anuncio

No todos los eventos deben manejarse con la misma magnitud. Sin embargo algunas agencias de relaciones públicas tienden a sobrepasar su entusiasmo y a caer en errores al descubrir que los asistentes se decepcionan con la información, ya que en las invitaciones suena como algo importante y termina siendo una experiencia completamente irrelevante.

4.- Medios de comunicación invitados

Algo fundamental para toda agencia es tener una buena base de datos y saber cuáles son los medios de comunicación y periodistas con los que puedes contar, pero más importante aún, debes saber cuáles son los canales de comunicación para los que tus anuncios puedan resultar relevantes.

5.- Ubicación

Si el lugar de tus sueños -costo bajo, instalaciones adecuadas y servicios espectaculares- queda muy lejos tanto para el público como para los medios de comunicación, lo mejor es ir descartando el lugar o pensar en una estrategia de transporte efectiva. Procura hacerlo céntrico y en horarios relajados tomando en cuenta las cargas de trabajo de tus invitados y el tráfico del lugar.

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