El correo electrónico es una de las herramientas que todos los trabajadores utilizan en su día a día. Más del 63% de los usuarios lleva el correo configurado en, al menos, tres dispositivos: PC, móvil y tablet y en todos los negocios, hoy en día, es ya necesario tener una dirección de email para poder contactar con los empleados y clientes.
Eso sí, en lo que a productividad se refiere, es muy importante saber gestionar de la mejor forma una gran cantidad de correos. Así que para que saques el máximo partido a tu correo electrónico, te vamos a ofrecer una serie de consejos con los que lo lograrás.
1.- Organizar tus correos por carpetas y siempre mantén vacía la bandeja de entrada
Debes saber que tu mail no estará operativo hasta que se carguen los mensajes que tengas en la bandeja de entrada. Así que si quieres que se abra de forma rápida, lo mejor es que tengas siempre tu bandeja de entrada vacía e ir guardando los correos en diferente carpetas.
Puedes crear las carpetas según temática, importancia o estado y así los encontrarás más fácilmente. Además, conviene que vacíes la papelera a menudo puesto que sus elementos consumen espacio en el correo.
2.- Reglas de filtrado
Una vez hayas creado las carpetas, sería muy útil que establecieras reglas automáticas para que se filtren tus correos electrónicos.
Para ello tendrás que acceder a Archivo>Información>Administrar reglas y alertas>Nueva regla para así crear las que necesites. Son muchas las opciones de filtrado y la más habitual es mover a una carpeta los emails que contengan palabras específicas en el asunto.
3.- Guarda los adjuntos
No te conviene almacenar todos los archivos adjuntos de tu correo electrónico ya que ocupan más espacio que el texto de un email. Guarda los archivos pesados en tu ordenador o en carpetas compartidas.
Lo que tienes que hacer es abrir un mail, descargar los archivos pesados y luego quitarlos del correo para conservar solo el texto.
4.- Respuesta automática en tus ausencias
Si vas a estar varios días sin acceder a tu correo electrónico, es muy conveniente que dejes una respuesta automática indicando cuando volverás a estar disponible y a qué compañero dirigirse si estás ausente y cómo pueden contactar contigo en caso de urgencia.
Con estas reglas de oro, seguro que conviertes tu correo electrónico en una herramienta muy eficaz y ya no cometes tantos errores al utilizarlo.
