Delegar no es tarea fácil para muchos, pero aunque pueda ser complicado, hacerlo en los momentos y proyectos adecuados aumenta la productividad y mejora la administración del tiempo de quien lo ejerce. Mientras que, por otro lado, también se hace necesario conocer cuáles son las tareas que no deben delegarse, si se quiere obtener los resultados esperados.

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Es por ello que desde The Muse, se plantean 3 ocasiones en las que se debe delegar sin lugar a dudas y 3 en las que no, basándose en la racionalidad, más que en la territorialidad o sensibilidad que llevan en muchas ocasiones a tomar la decisión incorrecta.

1. Hágalo usted si: debe realizarse de una forma específica (y delegue si existen varias maneras de llegar al resultado)

A pesar de que en muchas ocasiones puede ser cierto el dicho que plantea que “si se desea hacer algo bien, lo debe hacer uno mismo”, como lo podría ser mantener un encuentro con un cliente difícil o llevar a cabo un proyecto creado por uno, existen otras ocasiones en las que se puede obtener el mismo resultado porque son varios los caminos que se pueden tomar para ello.

Por ejemplo, hacer seguimiento de algún envío de correos masivo, en el que no existe preponderancia sobre cuando y a quienes ha llegado primero, puede ser delegado perfectamente a los subordinados, con el consecuente ahorro de tiempo para el supervisor. Lo que importa en este caso, es conseguir la información, no el orden en el que se obtiene.

Además, permitir que otros planteen nuevas opciones para este tipo de situaciones resulta enriquecedor si se está dispuesto a observar.

2. Haga usted la tarea, cuando: tarde más en explicar lo que se debe hacer que en hacerlo (pero delegue si se trata de una capacidad que debe aprender el otro trabajador)

Puede que necesite ayuda en determinada tarea, pero si le va a tomar más tiempo explicarle en el preciso momento lo que necesita, como y que debe hacer, es mejor terminarlo por cuenta propia.

Pero, si se debe delegar cuando sea algo que debe aprender el subalterno, para poder llevarlo a cabo de ahí adelante como parte de sus funciones. Puede que demore más tiempo de lo necesario ese día (o periodo) pero una vez que el empleado lo controle, la situación será a la inversa. Además, piense que mientras mejor lo aprenda (y mejor se lo explique) más rápido podrá ponerse en práctica y menos consultas posteriores tendrá que hacerle.

3. Quédese con el proyecto cuando: realmente lo disfrute. (Delegue si no pertenece a sus responsabilidades)

Si se toma en serio su trabajo, dejar a otro una tarea que le guste, puede que sea su principal obstáculo a la hora de delegar. No es inusual, especialmente cuando se acaba de ser promovido a una nueva posición o cuando se está entrenando a alguien para ciertas tareas, porque usted deberá llevara cabo otras más importantes.

Lo que no se debe hacer en estos casos es estorbar o entrometerse en las acciones de quien ahora tiene las responsabilidades que antes eran suyas, como si “pasaba por aquí y justo puede ayudar…”. No resulta útil y puede terminar siendo molesto.

Pero lo que si puede hacer es, primero ofrecerse para ayudar de forma directa, dígale a su nuevo compañero que estará encantado de colaborar en ese proyecto y que si necesita información, cuente con usted. Y segundo trate de identificar que es lo que disfruta tanto de esa tarea, para buscar en su nueva posición, tareas similares que le llenen en este aspecto.

Delegar es una acción que significa que usted no puede hacerlo todo, lo que pone de manifiesto su la capacidad de reconocerlo y de identificar los proyectos y tareas en los cuales debe trabajar en equipo o aquellos que deben ser responsabilidad de otros miembros del grupo, por el bien de los resultados finales, tanto organizacionales, como propios.