Hoy las grandes reuniones corporativas que llevamos a cabo distan mucho de las austeras reuniones que organizábamos en décadas pasadas, cuando un conferenciante se limitaba a ofrecer un discurso unidireccional y los asistentes eran mudos testigos, carentes de oportunidades de interacción y réplica al mensaje que recibían.

Lo que hoy ofrecemos los profesionales de la industria de reuniones es una experiencia que se fortalece con múltiples medios interactivos que buscan la participación activa de todos los actores de un gran evento, en la que la que los invitados tienen la oportunidad de relacionarse mediante aplicaciones con los speakers y los demás asistentes, además de ser testigos de espectaculares presentaciones en pantallas de altísima definición, recursos que golpean multisensorialmente y que generan un impacto difícil de olvidar.

Cuando hablamos de relacionamiento nos referimos a una poderosa oferta de valor en la organización de eventos, cuyo objetivo es la generación de redes de vinculación que permiten a los asistentes acceder justamente a aquel personaje que les interesa, y así tener la oportunidad de dar a conocer sus productos, sus servicios o sus ideas.

El concepto de relacionamiento es un innovador modelo de generación de contacto entre personas. Se trata de fomentar una efectiva vinculación entre los asistentes a los eventos y otros actores como los speakers, patrocinadores y cualquiera interesado en obtener algo valioso y productivo.

De acuerdo a nuestra experiencia en la implementación del relacionamiento, éste se puede generar en tres etapas importantes:

Antes del evento: con la implementación de herramientas tecnológicas como una invitación e-card ligada a una página de internet que ofrece más información acerca del evento y de la empresa que convoca, el acceso a un pre-registro, mantener comunicación vía chat con quienes serán los speakers del evento, e incluso, sugerir temas y realizar preguntas previas al encuentro.

Durante el evento: es la etapa en la que se pueden obtener resultados tangibles. Se logra a través de aplicaciones, juegos y actividades interactivas en las que los asistentes pueden encontrarse, entre el cúmulo de invitados, con personas que pueden resultar de gran valor para su estrategia de negocio, y eventualmente mantener una conversación que puede dar pie a un vínculo.

Después del evento: con la generación de contenidos, envío de correos electrónicos y la activación de chats con temas de interés para los asistentes será posible dar seguimiento al evento y permitir que los planteamientos durante éste trasciendan. Asimismo, se puede integrar a los invitados que no tuvieron oportunidad de asistir al evento.

Resulta importante saber que, más allá de la parafernalia visual y de comunicación digital que significa la implementación del relacionamiento, su valor primordial es conseguir un acercamiento entre los asistentes al evento, ser la primera instancia para generar un vínculo que en el mejor de los casos evolucionará en la concreción de un negocio y de una alianza o de cualquier otro beneficio que sólo se obtiene con el oportuno acercamiento entre personas valiosas. De eso se trata relacionar.