Detectar que algún empleado está cometiendo fraude es algo muy complicado, porque no estamos preparados para investigar este tipo de actos, que pueden ser desde robar dinero de la compañía, mercancía, marcas, patentes, compartir información confidencial a la competencia, etc. En cualquier caso que exista por lo menos una leve sospecha de que alguien está cometiendo fraude se debe actuar de inmediato y dar un castigo ejemplar para que los demás empleados de la corporación lo piensen dos veces antes de cometer este tipo de ilícitos.
Está demostrado que la mayor parte de detecciones de fraudes es de manera casual o por denuncia de alguno de los empleados que tiene la sospecha de que alguno de los miembros de la organización está malversando fondos o activos de la compañía. Ni siquiera contratar grandes firmas de auditoría o tener los controles internos más estrictos que se puedan imaginar, son garantía de que los fraudes van a ser detectados, desde luego que entre más controles existan la posibilidad de que se cometan fraudes en las empresas será menor.
A continuación mencionaré algunos de los síntomas más frecuentes que pueden ser indicativos de que se está cometiendo fraude:
1. Ausencias injustificadas
Por lo general el personal que está cometiendo fraude presenta alrededor de dos faltas injustificadas en la quincena, lo cual significa que puede estar atendiendo asuntos de la compañía a espaldas de la misma, es decir, le está robando negocios a la compañía para que la utilidad sea para la persona que está cometiendo fraude. Las llegadas tarde o las constantes demoras en las citas con los clientes también pueden ser un síntoma de que estamos ante la alerta de que un empleado pueda estar cometiendo un fraude. Lo mejor que se puede hacer en estos casos, es separar de inmediato al empleado de la empresa, porque más adelante el problema podría ser de dimensiones mayores que pueden resultar en graves quebrantos para la compañía.
2. Convenios con proveedores
Debemos evitar en todo momento que el control de proveedores esté también a cargo de la persona que realiza alguna venta, porque puede ser que estén coludidos para hacer sus negocios en lo oscurito, a espaldas de la compañía. Al respecto lo más recomendable es que se efectúen por lo menos tres cotizaciones con proveedores y tener una política donde los proveedores no tengan lazos familiares con algún miembro de la organización o con los involucrados directos en la operación de que se trate, porque a veces los proveedores ofrecen alguna cantidad de dinero al familiar que está dentro de la empresa con tal de cerrar el negocio. De ser posible también se puede estipular una política donde se prohíba que algún miembro de la organización acepte algún regalo de clientes o de proveedores para evitar suspicacias al respecto.
3. Quejas constantes de las condiciones laborales
Si existen quejas constantes de algún miembro de la organización respecto a las condiciones laborales, tiene resentimientos con sus superiores, realiza llamadas o recibe llamadas donde se ponen nerviosos, puede ser que estemos frente a una persona que ya está harta de trabajar para la organización y que su única forma de vengarse sea cometiendo un fraude para demostrar que fue más que la compañía.
4. Su forma de vida no corresponde a sus ingresos
Respecto a este punto tuve la experiencia dentro de una aseguradora de detectar que la calidad de vida del Gerente de Siniestros no correspondía con el sueldo que percibía por parte de la empresa, de tal forma que al iniciar una investigación sobre sus bienes patrimoniales, que eran bastantes, descubrimos que tenía sus propias negociaciones con los ajustadores, pues les cobraba cierta cantidad de dinero para que pudieran ser parte de la red de ajustadores de la aseguradora.
5. Trabajar fuera del horario laboral
Si notamos que alguno de los empleados se está quedando a laborar fuera del horario establecido por la compañía y la carga de trabajo no corresponde a esos horarios, podemos estar ante un posible caso de fraude, porque los empleados aprovechan este tiempo donde nadie los observa para planear por donde pueden mermar a la compañía o simple y sencillamente puede estar utilizando el equipo de la compañía para hacer negocios por cuenta propia y es otra manera de cometer fraude.
Cualquier empresa es susceptible de que le cometan fraude y en México de acuerdo con encuestas sobre delitos económicos, 5 de 10 empresas padecen este mal, porque hay empleados que se empiezan a dar cuenta de que los controles que tiene la compañía son débiles y entienden a la perfección la forma de operar y las características de cómo se están haciendo las negociaciones, por lo que al ver una puerta abierta la aprovechan para sacar ventaja de esta situación, sin pensar en la graves consecuencias que esto va a tener en el devenir de su carrera profesional, en su vida personal y hasta con su familia. Lo mejor que podemos hacer para evitar que se cometan fraudes en las compañías es tener acciones preventivas y no reacciones a estas acciones, porque una vez que se cometen este tipo de ilícitos el daño puede ser de grandes proporciones que pueden poner en riego la marcha del negocio.
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