Es común que nos sintamos asechados por una multitud de tareas y pendientes tanto personales como laborales en nuestra vida diaria. Saber delegar responsabilidades es una habilidad que se ha vuelto imprescindible para maximizar nuestra efectividad personal.
Delegar implica basarnos en la premisa de que todos los integrantes de un equipo pueden contribuir, de forma significativa, a la consecución de una tarea o proyecto cuyos resultados pueden maximizarse al involucrar a un equipo de trabajo, asignando cada responsabilidad específica a la persona más adecuada para su cumplimiento.
Saber delegar implica abrirnos a que no somos la única persona con la capacidad para saber hacer bien las actividades que realizamos. Debemos considerar que, con el entrenamiento adecuado, muchas personas que no están capacitadas para ayudarnos, podrían hacer varias de nuestras actividades de manera correcta o incluso más rápido y mejor que nosotros. Esto no es algo que nos deba molestar o debamos de ocultar sino que incluso es algo que deberíamos de fomentar.
Para delegar efectivamente, lo primero es conocer a cada uno de los integrantes de tu equipo, lo cual Implica plantearte algunas preguntas acerca de la persona, tales como: ¿Qué capacidad ha tenido para proponer soluciones a los problemas que se le han presentado? ¿Cómo es con los plazos de tiempo en los que se compromete a hacer las cosas? ¿Cómo ha cumplido las expectativas que se han tenido de su desempeño? ¿Cuándo y bajo qué circunstancias ha tenido su máximo rendimiento? ¿Qué habilidades ha demostrado? ¿Cómo puedes ayudarle para tener éxito en las tareas que piensas delegarle en el futuro?
Existen 4 categorías de habilidades, las cuales es conveniente evaluar en los integrantes de nuestro equipo para cerciorarnos que estamos delegando una actividad a la persona adecuada:
Habilidades Profesionales
Estas habilidades están directamente relacionadas con los conocimientos técnicos y la experiencia necesaria para realizar un proyecto o actividad. De igual forma se deben considerar la capacidad para gestionar proyectos, la capacidad que tiene para administrar y hacer buen uso del tiempo y la cantidad de atención que pone a los detalles.
Habilidades de Comunicación
Estas habilidades están relacionadas con la interacción que se tienen con terceros, incluyendo la capacidad de comunicación, el manejo de relaciones interpersonales, la resolución de conflictos y el servicio a los clientes (internos y externos).
Habilidades de Gestión
Estas habilidades implican, para quienes delegan, el crear una estructura segura y estable en donde los integrantes del equipo pueden desempeñar su mejor trabajo. Habilidades para priorizar, implementar normas, delegar, supervisar y evaluar el rendimiento son las más comunes en esta categoría.
Habilidades de Liderazgo
Estas habilidades se refieren a una visión a largo plazo y, más que nada, a que tanto y cómo se cuestiona la situación actual de un proceso, en búsqueda de la innovación. Además de fomentar o inducir un cambio inspiran a otros con su visión.
Por otro lado, me gusta también el enfoque de Paula Molinari, en el que aborda al proceso de delegación dentro de un “ritual” de 6 etapas prioritarias, las cuales nos permiten vislumbrar de manera muy sencilla el proceso completo:
- ¿Por qué y para qué?
Consiste en determinar el por qué y para qué de elegir a una persona determinada, detallando cual es la contribución de ésta para el proceso y cómo se relaciona esta delegación de actividad con un beneficio para todo el sistema.
- Objetivos de la nueva responsabilidad
Consiste en determinar los objetivos que se deben alcanzar tanto a nivel individual como de forma colectiva, todo esto de manera cuantificable en un período de tiempo específico.
- Herramientas y Soporte
Implica estar conscientes de todo el soporte, conocimientos y herramientas de las que dispondrá y que requerirá para tener éxito en esta nueva responsabilidad el responsable de la actividad delegada.
- Margen de maniobra
Implica especificar qué poder se delega, para realizar la nueva actividad, delimitando qué puede hacer y qué no puede hacer, cuándo puede decidir y cuando tiene que consultar.
- Seguimiento y Control
Determinando los mecanismos que se utilizarán y los procedimientos que se adoptarán para el seguimiento y control de la tarea delegada.
- Medición del desempeño
Aquí se determinan los parámetros con los que se medirá la consecución de la acción o responsabilidad asignada.
Es importante recordar que para delegar efectivamente debemos explotar las habilidades de los integrantes de nuestro equipo, las cuales maximizarán sus resultados individuales en las tareas asignadas y potenciarán todo el proyecto por consiguiente. Te invito a participar en este espacio y a seguirme en @carlosluer para seguir platicando de este y otros interesantes temas. ¡Nos seguimos leyendo por aquí!
